Comment The Cove a rationalisé ses opérations, économisé plus de 365 heures par an et généré plus de 72 000 $ de ventes additionnelles grâce à SuiteOp

Cas d'usage

1. Cas d'usage 01

   Arrivées anticipées et réduction du temps de gestion

   Les arrivées anticipées et les départs tardifs constituaient autrefois la charge de travail manuelle la plus lourde pour la réception. Ils arrivent désormais sous forme de demandes sur le portail que l'équipe valide. Auparavant, chaque demande mobilisait environ quatre collaborateurs : l'un facturait, un autre confirmait le paiement et un troisième mettait à jour les horaires manuellement dans plusieurs systèmes qui ne communiquaient pas entre eux.

   Désormais, les clients envoient une demande d'arrivée anticipée ou de départ tardif depuis le portail client pour 50 $ chacune. L'équipe des réservations l'approuve et le paiement est transmis à Stripe avec les détails de la réservation associés. Entre janvier et octobre 2026, The Cove a traité 436 arrivées anticipées et 292 départs tardifs via SuiteOp. Marcia estime qu'automatiser ce seul processus fait gagner à son équipe au moins une heure par jour.

   Résultat : Plus de 365 heures économisées par an grâce à la seule automatisation des arrivées anticipées et des départs tardifs.

   

2. Cas d'usage 02

   Paniers de célébration vendus depuis le portail

   The Cove vend désormais ses forfaits de célébration depuis le portail client, ce qui évite au service des réservations de saisir manuellement chaque option. Auparavant, lorsqu'un client ajoutait une prestation, un agent la saisissait dans le dossier pour que l'équipe de ménage en soit informée. Selon les mots de Marcia, cela signifiait que "des bougies qui doivent être rapportées au bureau ou des pétales de roses allaient se retrouver partout sur le sol".

   Le catalogue propose désormais le forfait Romance à 75 $, le forfait Anniversaire à 150 $ et Célébration à The Cove à 170 $, ainsi que des plateaux de charcuterie, des gâteaux, des ballons, des mimosas et des fleurs. Rendre les prestations visibles dans SuiteOp "donne à nos équipes d'entretien et de maintenance une vision beaucoup plus claire de ce qu'implique chaque tâche", ce qui les aide à planifier en amont et à travailler plus efficacement.

   Résultat : Les clients ont acheté 35 forfaits Romance, 27 forfaits Anniversaire et 15 forfaits Célébration à The Cove entre janvier et octobre 2026, avec moins de temps de gestion consacré à leur transmission.

   

3. Cas d'usage 03

   Signalement direct des problèmes par les équipes de ménage

   Les agents d'entretien de The Cove signalent désormais les problèmes directement à l'équipe des réservations, ce qui permet à la réception de réagir immédiatement en cas de ménage non satisfaisant. Auparavant, les agents constataient les problèmes, mais c'était à l'équipe des réservations de les prendre en charge.

   Le ménage est désormais géré sous forme de tâches dans SuiteOp. La majeure partie des 8 036 tâches de The Cove recensées entre janvier et octobre 2026 ont été créées automatiquement, incluant 3 303 préparations d'arrivée et environ 3 600 nettoyages de départ. Comme l'explique Marcia, "Nos agents d'entretien peuvent laisser des notes sur des éléments tels que des dégâts ou des traces de tabac, afin que notre équipe des réservations soit informée immédiatement et puisse résoudre les problèmes rapidement."

   Résultat : Des milliers de tâches créées automatiquement, permettant à l'équipe de gagner un temps précieux et facilitant la communication inter-départements ainsi que la résolution rapide des problèmes.

   

4. Cas d'usage 04

   Paiements prêts à être imputés

   Les paiements de vente additionnelle de The Cove parviennent désormais à Stripe avec les détails de la réservation déjà joints, ce qui simplifie la tâche que Marcia apprécie le moins. La comptabilité analytique lui incombe, et elle est catégorique : "Il n'y a rien que je déteste plus que l'imputation des cartes bancaires", déclare-t-elle.

   Désormais, lorsqu'un client paie une arrivée anticipée, un départ tardif ou un forfait, le paiement est envoyé vers Stripe avec suffisamment d'informations pour que, selon Marcia, son imputation comptable se fasse d'elle-même. SuiteOp intègre également les données financières des réservations, ce qui l'a surprise.

   Résultat : Les paiements de ventes additionnelles arrivent dans Stripe prêts à être imputés, et les analyses sont, selon les mots de Marcia, "vraiment formidables."