Privacy Policy

Last Updated: January 21, 2026

SuiteOp Inc. (“Company”, “we” or “us”) is committed to protecting your privacy and safeguarding your personal information. This Privacy Policy informs you about our practices regarding the collection, use, and disclosure of personal information.

1. Meaning of Personal Information

"Personal information" means information about an identifiable individual (e.g., name, address, email, phone number). It does not include anonymized data where there is no serious possibility it can be used to identify an individual.

2. Your Consent

We collect, use, and disclose your personal information with your consent or as required by law. By providing information to us, you consent to the practices outlined here. You may withdraw consent at any time by contacting us, though this may limit our ability to provide certain services.

3. Personal Information We Collect

• From Clients (Property Managers): Name, email, phone, business address, billing details, and credentials for linked third-party apps.
• About Guests:
  • Name, email, phone number, and length of stay.
  • Identity Verification (via SuiteVerify): Government-issued ID or passport copies, and selfie photographs. We use AI-assisted facial matching technology (powered by Google Gemini AI) to verify that the selfie matches the ID photo. This biometric processing is performed only when configured by the Property Manager and consented to by the Guest.
  • Property Monitoring (via SuiteMonitor): Entry/exit times, air quality, decibel levels (noise), CO2, humidity, and temperature. We do not collect audio or video recordings.
• Automatically via Website: IP address, device info, browser type, and usage patterns via cookies.

4. How We Use Your Information

We use your data to:

• Provide and support our products (GDPR Basis: Performance of Contract).
• Monitor and improve our services (GDPR Basis: Legitimate Interest).
• Respond to inquiries and conduct research.
• Provide interest-based advertising (with consent).

5. How We Share Your Information

• With Clients: Guest contact info, verification results, entry/exit logs, and environment sensor data are shared with the property manager/owner who configured the automation.
• With Service Providers: We use third parties who are contractually bound to maintain confidentiality and comply with GDPR:
  • Hosting: Bubble.io (SOC 2 Type II certified), AWS, Cloudflare
  • AI & Identity Verification: Google Gemini AI (facial matching), Authenticate.com, Chekin.io, Persona (optional ID verification services)
  • Payments: Stripe (PCI-DSS compliant), GuestyPay, Juspay/Hyperswitch
  • Communication: Sendgrid (email), Twilio (SMS)
  • PMS Integrations: Various Property Management Systems (see suiteop.com/integrations), Calry (middleware)
  • Internal Tools: Google Workspace, 1Password, Apple Business Manager
• Legal Requirements: We may disclose data to comply with legal processes or protect our rights/safety.

6. Retention & Security

• Retention: We delete personal information when it is no longer necessary for processing or when required by law. Specific retention periods:
  • Guest verification data: Duration of stay + 30 days
  • Sensor/monitoring data: Duration of stay + 90 days
  • Transaction records: 7 years (tax/financial compliance)
  • System logs: 90 days minimum
• Security: We implement robust security measures including:
  • Encryption: AES-256 for data at rest, TLS 1.2/1.3 for data in transit
  • Access Control: Multi-Factor Authentication (MFA), role-based permissions, least-privilege access
  • Infrastructure: SOC 2 Type II certified hosting (Bubble.io), AWS secure cloud infrastructure
  • Monitoring: Continuous vulnerability scanning, annual penetration testing
  • However, no system is 100% secure.

7. Your Rights (GDPR)

Under the GDPR, you may have the right to:

• Access, update, or erase your personal information.
• Object to or restrict processing.
• Data portability.
• Withdraw consent at any time.

8. International Transfers

Your data may be stored and processed in the United States. We comply with GDPR requirements for international transfers, including the use of Standard Contractual Clauses.

9. Children's Privacy

Our services are not intended for individuals under the age of 19. We do not knowingly collect data from children.

10. Contact Us

For any questions or to exercise your privacy rights, please contact our Privacy Officer:

• Address: 2093 Philadelphia Pike, #5505, Claymont, DE 19703
• Email: [email protected]

Produits et services. Pour les personnes qui utilisent nos produits et services, nous pouvons collecter des informations personnelles auprès de vous ou dans le cadre de votre utilisation de nos produits ou services. Informations des clients (gérants/propriétaires de propriétés) : nous collectons les informations que vous soumettez dans le cadre de votre utilisation de nos produits ou services, y compris les informations que vous fournissez dans le cadre de la création et de la gestion de votre compte pour nos produits ou services, telles que votre nom complet, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre adresse personnelle ou professionnelle, votre adresse de facturation, vos informations de carte de crédit et vos noms d'utilisateur et mots de passe pour les applications liées à notre plateforme.Informations sur les voyageurs : lorsque vous effectuez une réservation (par exemple, auprès d'un hôtel, d'Airbnb, d'Expedia ou d'une autre société tierce), nous générons et vous envoyons un code d'accès unique pour vous permettre d'accéder à notre portail client.Nos prestataires de services de gestion immobilière nous fourniront votre nom et la durée de votre séjour dans l'unité de propriété, ainsi que d'autres informations relatives à votre séjour. Une fois sur le portail des clients, vous aurez la possibilité de fournir votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone. Vos coordonnées seront partagées avec nos clients afin que vous et votre hôte puissiez communiquer directement. Pendant votre séjour, nous pouvons enregistrer vos heures d'entrée et de sortie de l'unité ainsi que la qualité de l'air, les niveaux de décibels, les niveaux de CO2, les niveaux d'humidité et les niveaux de température à l'intérieur de l'unité. Nous ne collectons ni ne partageons les enregistrements audio ou vidéo des clients. Informations collectées automatiquement : nous collectons des données de journal et des informations d'utilisation relatives à votre utilisation de nos produits et services.Site Web. Pour les personnes qui visitent notre site Web situé à l'adresse www.suiteop.com ou l'un de nos sites Web connexes (collectivement, « notre site Web »), nous pouvons collecter des informations vous concernant ou à partir de vos activités sur le site. Comme la plupart des sites Web et autres services Internet, nous pouvons collecter certaines informations techniques et relatives à votre appareil concernant votre utilisation de notre site Web. Ces informations peuvent inclure votre adresse de protocole Internet, des informations concernant votre appareil, votre navigateur et votre système d'exploitation, ainsi que la date et l'heure de votre visite.Nous pouvons également utiliser des « cookies » ou faire appel à des services tiers qui utilisent des cookies pour suivre vos préférences et vos activités sur notre site Web. Les cookies sont de petits fichiers de données transférés sur le disque dur de votre ordinateur par un site Web. Ils enregistrent vos préférences, ce qui rend vos visites ultérieures sur le site plus efficaces. Les cookies peuvent stocker diverses informations, notamment le nombre de fois que vous accédez à un site, vos informations d'enregistrement et le nombre de fois que vous consultez une page particulière ou d'autres éléments du site. L'utilisation de cookies est une pratique courante adoptée par la plupart des grands sites pour mieux servir leurs utilisateurs. La plupart des navigateurs sont conçus pour accepter les cookies, mais ils peuvent être modifiés pour les bloquer. Consultez les fichiers d'aide de votre navigateur pour plus d'informations. Vous devez toutefois noter que sans cookies, certaines fonctions de notre site Web peuvent ne pas être disponibles. Pour plus d'informations, veuillez consulter notre Politique en matière de cookies.