Cómo The Cove optimizó sus operaciones, ahorró más de 365 horas al año y generó más de 72 000 $ en complementos para huéspedes al cambiar a SuiteOp

Casos de uso

1. Caso de uso 01

   Entradas anticipadas con menos tiempo de gestión

   Las entradas anticipadas y salidas tardías solían ser la tarea manual más pesada para recepción, y ahora llegan como solicitudes en el portal que el equipo aprueba. Antes, cada una requería la atención de unas cuatro personas: alguien cobraba, confirmaba que el pago se había efectuado y actualizaba los horarios a mano en más de un sistema, ya que estos no se comunicaban entre sí.

   Ahora los huéspedes envían una solicitud de entrada anticipada o de salida tardía desde el portal de huéspedes por $50 cada una, el equipo de reservas la aprueba y el pago llega a Stripe con los detalles de la reserva adjuntos. Entre enero y octubre de 2026, The Cove procesó 436 entradas anticipadas y 292 salidas tardías a través de SuiteOp, y Marcia calcula que automatizar este proceso por sí solo ahorra a su equipo al menos una hora cada día.

   Resultado: Más de 365 horas ahorradas al año solo mediante la automatización de entradas anticipadas y salidas tardías.

   

2. Caso de uso 02

   Paquetes de celebración vendidos desde el portal

   The Cove ahora vende sus paquetes de celebración desde el portal de huéspedes, por lo que recepción pasa menos tiempo añadiendo cada uno a la reserva de forma manual. Antes, cuando un huésped añadía un servicio adicional, alguien en reservas lo escribía en la reserva para que el equipo de limpieza pudiera verlo. En palabras de Marcia, eso significaba que "las velas que hay que devolver a la oficina o los pétalos de rosa iban a estar por todo el suelo".

   El menú ahora incluye el paquete Romántico por $75, el paquete de Aniversario por $150 y Celebrate at The Cove por $170, junto con tablas de embutidos, pasteles, globos, mimosas y flores. Tener los servicios adicionales de los huéspedes visibles en SuiteOp "ofrece a nuestros equipos de limpieza y mantenimiento una perspectiva mucho más clara de lo que implica cada tarea", lo que les ayuda a planificar con antelación y trabajar con mayor eficiencia.

   Resultado: Los huéspedes compraron 35 paquetes Románticos, 27 de Aniversario y 15 de Celebrate at The Cove entre enero y octubre de 2026, con menos tiempo de recepción dedicado a coordinarlos.

   

3. Caso de uso 03

   El personal de limpieza reporta problemas directamente a reservas

   El personal de limpieza de The Cove ahora comunica los problemas directamente al equipo de reservas, de modo que la recepción puede ocuparse de una limpieza deficiente de inmediato. Antes, los limpiadores detectaban los problemas, pero el equipo de reservas era el único que tenía que actuar al respecto.

   Ahora las tareas de limpieza se ejecutan en SuiteOp, y la mayoría de las 8.036 tareas de The Cove entre enero y octubre de 2026 se crearon automáticamente, incluidas 3.303 preparaciones de entrada y unas 3.600 limpiezas de salida. Como explica Marcia: "Nuestro personal de limpieza puede dejar notas sobre cosas como daños o indicios de que se ha fumado, para que nuestro equipo de reservas se entere al instante y pueda solucionar cualquier problema con rapidez".

   Resultado: Miles de tareas creadas de forma automática, lo que ahorra un tiempo significativo al equipo y facilita la comunicación entre departamentos y la resolución rápida de problemas.

   

4. Caso de uso 04

   Pagos que llegan listos para su codificación

   Los pagos por ventas adicionales de The Cove llegan ahora a Stripe con los detalles de la reserva ya adjuntos, lo que se encarga de la parte del trabajo que menos le gusta a Marcia. La codificación financiera es responsabilidad suya, y lo dice sin rodeos: "No hay nada que odie más que la codificación de tarjetas de crédito", afirma.

   Ahora, cuando un huésped paga una entrada anticipada, una salida tardía o un paquete, el pago se envía a Stripe con tanta información de reserva que, en palabras de Marcia, su codificación se hace sola. SuiteOp también extrae los datos financieros de las reservas, lo cual la sorprendió.

   Resultado: Los pagos por ventas adicionales llegan a Stripe listos para su codificación, y las analíticas son, en palabras de Marcia, "realmente fantásticas".