Wie The Cove Abläufe rationalisierte, jährlich über 365 Stunden einsparte und durch den Wechsel zu SuiteOp über 72.000 $ an Zusatzleistungen für Gäste generierte

Anwendungsfälle

1. Anwendungsfall 01

   Frühe Anreisen mit weniger Zeitaufwand am Empfang

   Frühe Anreisen und späte Abreisen gehörten einst zu den zeitaufwändigsten manuellen Aufgaben des Rezeptionssteams und gehen nun als Portalanfragen ein, die das Team einfach genehmigt. Zuvor war jede einzelne Anfrage mit einem etwa vierköpfigen Team verbunden: Jemand musste die Gebühr berechnen, den Zahlungseingang bestätigen und die Uhrzeiten manuell in mehreren Systemen aktualisieren, da diese nicht miteinander kommunizierten.

   Heute senden Gäste eine Anfrage für einen frühen Check-in oder späten Check-out direkt über das Gästeportal für jeweils 50 $, das Reservierungsteam genehmigt dies und die Zahlung erreicht Stripe zusammen mit den dazugehörigen Buchungsdetails. Zwischen Januar und Oktober 2026 verarbeitete The Cove 436 frühe Anreisen und 292 späte Abreisen über SuiteOp, wobei Marcia schätzt, dass allein die Automatisierung dieses Prozesses ihrem Team täglich mindestens eine Stunde spart.

   Ergebnis: Über 365 Stunden jährliche Einsparung allein durch die Automatisierung von frühem Check-in und spätem Check-out.

   

2. Anwendungsfall 02

   Über das Portal verkaufte Arrangements

   The Cove verkauft seine Arrangements nun über das Gästeportal, sodass das Reservierungsteam weniger Zeit dafür aufwendet, jedes einzelne Paket manuell in die Reservierung einzutragen. Wenn ein Gast zuvor eine Zusatzleistung buchte, tippte jemand aus dem Reservierungsteam diese in die Reservierung ein, damit das Reinigungsteam darüber informiert war. In Marcias Worten bedeutete das: „Kerzen, die ins Büro zurückgebracht werden müssen, oder Rosenblätter liegen auf dem gesamten Boden herum.“

   Das Angebot umfasst nun das Romance Package für 75 $, das Anniversary Package für 150 $ und Celebrate at The Cove für 170 $, ergänzt durch Wurst- und Käseplatten, Kuchen, Luftballons, Mimosen und Blumen. Da diese Zusatzleistungen in SuiteOp sichtbar sind, erhalten unser Housekeeping- und Instandhaltungsteam nach Marcias Aussage „ein viel klareres Bild davon, was jede Aufgabe beinhaltet“, was ihnen bei der Planung und effizienteren Arbeit hilft.

   Ergebnis: Gäste kauften zwischen Januar und Oktober 2026 35 Romance-, 27 Anniversary- und 15 Celebrate at The Cove-Pakete, wobei der Empfang deutlich weniger Zeit für die Weiterleitung aufwenden musste.

   

3. Anwendungsfall 03

   Reinigungskräfte melden Probleme direkt an die Reservierung

   Die Reinigungskräfte von The Cove leiten Probleme nun direkt an das Reservierungsteam weiter, sodass das Team sofort auf unzureichende Reinigungen reagieren kann. Früher entdeckten die Reinigungskräfte die Probleme, aber das Reservierungsteam musste darauf reagieren.

   Heute laufen die Reinigungsprozesse als Aufgaben in SuiteOp, und die Mehrheit der 8.036 Aufgaben von The Cove zwischen Januar und Oktober 2026 wurde automatisch erstellt, darunter 3.303 Check-in-Vorbereitungen und rund 3.600 Reinigungen nach Abreise. Wie Marcia erklärt: „Unsere Reinigungskräfte können Notizen zu Dingen wie Beschädigungen oder Anzeichen von Rauchen hinterlassen, sodass unser Reservierungsteam sofort Bescheid weiß und eventuelle Probleme schnell beheben kann.“

   Ergebnis: Tausende automatisch generierte Aufgaben, die dem Team erhebliche Zeit sparen und die abteilungsübergreifende Kommunikation sowie die schnelle Problemlösung erleichtern.

   

4. Anwendungsfall 04

   Zahlungen, die direkt buchungsfertig eingehen

   Die Zahlungen für Upgrades bei The Cove erreichen Stripe nun direkt mit den verknüpften Buchungsdetails, was den Teil der Arbeit erledigt, den Marcia am wenigsten mag. Die Finanzkodierung fällt in ihren Aufgabenbereich, und sie drückt sich dazu klar aus: „Es gibt nichts, was ich mehr hasse als die Kreditkartenkodierung“, sagt sie.

   Wenn ein Gast nun für einen frühen Check-in, einen späten Check-out oder ein Paket bezahlt, wird die Zahlung mit so vielen Buchungsinformationen an Stripe übermittelt, dass – um Marcias Worte zu verwenden – ihre Kodierung praktisch von selbst erledigt wird. SuiteOp ruft zudem die Finanzdaten aus den Reservierungen ab, was sie sehr überraschte.

   Ergebnis: Upgrade-Zahlungen landen kodierungsbereit in Stripe, und die Analysen sind, wie Marcia sagt, „einfach großartig“.