Logiciel de contrôle d'accès pour locations courte durée : un système unique pour serrures, portails et portes communes

Le logiciel de contrôle d'accès pour locations courte durée attribue à chaque réservation son propre code sur chaque porte dont le voyageur a besoin : la serrure du logement, l'entrée du bâtiment, le portail du parking et toutes les portes partagées. Le code est créé à partir de la réservation et cesse de fonctionner à la fin du séjour. Sur les serrures qui reçoivent les codes en ligne, il change aussi lorsque la réservation est modifiée et il est supprimé si la réservation est annulée. Ce guide est destiné aux gestionnaires immobiliers et aux hôtels gérant 10 logements ou plus qui ont dépassé le stade d'une application par marque de serrure. Il détaille les fonctionnalités requises du logiciel, la gestion par SuiteOp des serrures, portails et portes communes, les marques de serrures compatibles ainsi qu'un exemple concret pour un portefeuille de 25 logements.

À quoi sert un logiciel de contrôle d'accès pour locations courte durée ?

Dès que vous gérez plus d'une poignée de logements, l'accès ne se limite plus à la serrure, mais dépend du système sous-jacent. Pour un portefeuille de biens, le logiciel doit remplir six fonctions :

• Un code sur chaque porte : le voyageur reçoit un code sur chaque serrure nécessaire à son séjour, et ce, uniquement pour les dates de celui-ci.
• Un cycle de vie du code piloté par le PMS : les nouvelles réservations, les modifications de dates, les prolongations et les annulations sont transmises aux serrures sans qu'aucune ressaisie manuelle ne soit nécessaire.
• Accès lié à la vérification : un voyageur dont la vérification est en cours d'examen ou a été refusée ne reçoit pas de code fonctionnel.
• Accès pour le personnel et les prestataires : les agents d'entretien et le personnel de maintenance obtiennent leurs propres codes pour les propriétés sur lesquelles ils interviennent, et le code ponctuel d'un prestataire expire de lui-même.
• Un journal d'audit : vous pouvez consulter quel code a ouvert quelle serrure, et identifier s'il s'agissait d'un voyageur, d'un membre du personnel ou d'un code de secours.
• Solution de secours en cas de code défaillant : un voyageur se présentant devant une porte à 23 h obtient un code valide sans avoir à attendre qu'on réponde au téléphone.

Cette problématique diffère du choix de la serrure connectée à acheter. Pour des comparatifs serrure par serrure, consultez le meilleur logiciel de serrures connectées et de vérification des voyageurs pour les locations de vacances. Cette page traite de la couche de contrôle d'accès qui s'applique à l'ensemble de ces équipements.

Serrures, portails et portes communes au sein d'un même système

Portes de logements

Dans SuiteOp, le type de code d'accès d'une propriété détermine qui gère ses codes. Les codes Dynamiques sont créés et gérés par SuiteOp sur les serrures connectées que vous attribuez. Les codes Fixes restent inchangés, ce qui convient à une boîte à clés ou à une clé physique. L'option Importation affiche un code géré par un autre système, lu depuis votre PMS (consignes d'accès à la propriété).

Lorsqu'une propriété est configurée en mode Dynamique et qu'une serrure lui est assignée, SuiteOp génère un code pour chaque nouveau voyageur et l'envoie à la serrure. Lors de la prise en charge initiale d'une serrure par SuiteOp, le système supprime tous les codes existants à l'exception du code maître, afin d'éviter tout conflit avec votre ancien système. Il déploie ensuite les codes de réservation, les codes utilisateurs pour votre équipe ainsi que les codes de secours (configuration des serrures connectées dans SuiteOp).

Portails, entrées d'immeuble et portes partagées

La plupart des portefeuilles comptent plusieurs portes par séjour. SuiteOp gère cette configuration de deux manières :

• Plusieurs serrures sur une même propriété : un logement peut se voir assigner un portail, une porte d'immeuble et une porte d'appartement, de sorte que l'accès du voyageur couvre chaque point de passage.
• Une serrure partagée entre plusieurs propriétés : une porte de zone commune, telle qu'un hall d'accueil, un portail de piscine ou une salle de sport, peut être assignée à chaque logement dont les voyageurs sont autorisés à l'utiliser.

Les bâtiments disposent également de leurs propres consignes. Les instructions définies au niveau du groupe apparaissent avant celles de chaque logement dans le portail voyageur, et le résumé d'arrivée de l'immeuble est l'emplacement idéal pour indiquer un code d'immeuble ou de portail dont les voyageurs ont besoin avant le code de la porte (instructions au niveau du bâtiment). Si votre portail fonctionne avec un interphone (callbox) plutôt qu'avec une serrure connectée, consultez comment automatiser l'accès par interphone et portail pour les locations courte durée.

Un cycle de vie du code piloté par votre PMS

SuiteOp lit les réservations depuis votre PMS. Sur les serrures qui reçoivent les codes en ligne, chaque étape de la réservation fait évoluer le code :

• Réservation confirmée : un code est créé pour chaque serrure assignée à la propriété et à son bâtiment. SuiteOp le programme sur la serrure pour le séjour : la plupart des serrures le reçoivent à un moment défini avant l'arrivée, certaines à l'ouverture de la période d'accès.
• Fenêtre du code : le code est valide pour la durée du séjour, augmentée de toute période tampon que vous définissez au niveau de l'organisation ou de l'appareil.
• Modification des dates : SuiteOp recalcule la fenêtre de validité et met à jour le code sur la serrure. Un départ tardif payé prolonge la validité du code du voyageur jusqu'à la nouvelle heure de départ.
• Annulation : les codes de la réservation sont supprimés des serrures.
• Vérification : tant que la vérification d'un voyageur est en cours d'examen ou a été refusée, SuiteOp ne crée ni ne transmet son code.

Le voyageur visualise le code dans le portail voyageur, ou dans les messages de votre PMS via une variable si votre PMS en propose une. Les codes peuvent également être soumis à un minuteur d'affichage des instructions d'arrivée, de sorte qu'ils ne s'affichent qu'un nombre d'heures défini (de 0 à 48 heures) avant l'arrivée (minuteur d'instructions d'arrivée). Pour comprendre l'importance de ce point, lisez pourquoi vous devez cesser de communiquer les codes de porte aux voyageurs non vérifiés.

En cas de défaillance d'un code

Peu de temps après l'heure d'arrivée, SuiteOp vérifie que chaque code de réservation est actif sur sa serrure et effectue de nouvelles tentatives pour ceux qui ne le sont pas. Chaque serrure connectée en ligne conserve une réserve de codes de secours inutilisés, trois par défaut. Si un code ne fonctionne toujours pas après l'arrivée, SuiteOp propose au voyageur un code de secours valide. Les voyageurs peuvent également cliquer sur « Mon code ne fonctionne pas » dans le portail pour effectuer le changement eux-mêmes. Vous n'intervenez que lorsque le libre-service n'est pas disponible, par exemple sur une serrure hors ligne (remplacement automatique des codes de secours).

Accès pour le personnel, les agents d'entretien et les prestataires

L'accès de l'équipe suit les mêmes règles que celui des voyageurs :

• Utilisateurs avec accès uniquement (Access Only) : un agent d'entretien ou un technicien de maintenance peut obtenir son propre code sans posséder de compte SuiteOp. Son code est appliqué sur chaque serrure compatible avec les codes du personnel dans les groupes de propriétés qui lui sont attribués, et il le reçoit par e-mail (attribution de codes aux utilisateurs).
• Prestataires : une intervention ponctuelle peut utiliser un code de secours partagé assorti d'une note et d'une date d'expiration. Le code expire automatiquement (partage avec des prestataires).

Pour découvrir les aspects opérationnels des interventions de prestataires, consultez comment automatiser l'accès des prestataires par serrure connectée pour les locations courte durée et les hôtels.

Un journal d'audit pour chaque porte

Chaque appareil dans SuiteOp dispose d'un onglet Historique qui affiche les événements signalés par la serrure, notamment le code qui a permis de l'ouvrir : code utilisateur, code de réservation ou code de secours (FAQ sur les appareils). Les appareils vous alertent lorsqu'ils se déconnectent ou lorsque l'envoi d'un code échoue, et vous pouvez désactiver les notifications d'un appareil dont la connexion est instable.

Le contrôle à distance s'effectue selon vos conditions. Sur un appareil compatible dont le contrôle à distance est activé, le personnel peut le verrouiller et le déverrouiller depuis SuiteOp. Si vous rendez aussi l'appareil public, les voyageurs peuvent cliquer pour le déverrouiller depuis le portail, mais uniquement pendant la période de leur séjour (paramètres des appareils).

Quelles sont les marques de serrures compatibles avec SuiteOp ?

SuiteOp est indépendant du matériel : chaque serrure compatible présente la même interface et fonctionne de la même manière dans SuiteOp, ce qui permet de gérer un parc de serrures hétérogène depuis un emplacement unique (FAQ sur les appareils). Les marques de serrures connectables à SuiteOp incluent :

• Yale et August
• Schlage et Kwikset
• Salto et Dormakaba
• RemoteLock
• igloohome et TT Lock
• Nuki, Lockly et Ultraloq
• Les serrures Z-Wave via SmartThings

Les serrures Wi-Fi et Z-Wave sont toutes deux compatibles avec SuiteOp. Les serrures Z-Wave se connectent via SmartThings. Retrouvez toutes les marques connectées sur la page des intégrations et dans Appareils connectés SuiteOp.

Exemple concret : un portefeuille de 25 logements

Voici un exemple de portefeuille, de la configuration initiale jusqu'à une semaine complète de séjours. Ce portefeuille est fictif : 18 appartements situés dans le même immeuble doté d'un parking sécurisé par portail et d'une porte de hall, ainsi que 7 maisons réparties dans la ville. Les réservations proviennent de Guesty. Chaque appartement et chaque maison disposent d'une serrure connectée, tout comme le portail et le hall d'entrée. Toutes reçoivent les codes en ligne et acceptent les codes définis par SuiteOp.

1. Connectez les comptes. Connectez Guesty et chaque compte de serrures. Les serrures apparaissent dans la liste des appareils de SuiteOp.
2. Assignez les portes. Chaque appartement et chaque maison se voit attribuer sa propre serrure. Le portail et la porte du hall sont chacun assignés aux 18 appartements, de sorte qu'une seule serrure de portail dessert tous les voyageurs des appartements.
3. Configurez le bâtiment en tant que groupe. Les instructions du bâtiment couvrent le stationnement et le hall, et s'affichent avant les consignes spécifiques à chaque appartement.
4. Activez les codes Dynamiques. Chacune des 25 propriétés est configurée en mode Dynamique, et SuiteOp commence à gérer les serrures.
5. Ajoutez l'équipe. L'équipe de ménage est configurée en tant qu'utilisateurs avec accès uniquement (Access Only) sur le groupe du bâtiment et celui des maisons. Le code de chaque personne est appliqué sur ces serrures, sans qu'aucun compte SuiteOp ne soit requis pour eux.
6. Arrivée d'une réservation. Un voyageur réserve l'appartement 4B. SuiteOp génère son code pour l'appartement, le hall et le portail.
7. Vérification. Le voyageur du 4B passe l'Identity Check : rien ne retient son code. La pièce d'identité d'un autre voyageur est signalée pour un examen manuel, et SuiteOp ne crée ni n'envoie le code de ce voyageur pendant que votre équipe compare la pièce d'identité au selfie.
8. Arrivée. Le code est programmé sur les trois serrures pour la période d'accès du séjour. Peu après l'heure d'arrivée, SuiteOp confirme qu'il est actif sur chaque serrure.
9. Défaillance d'un code. Sur la serrure d'une maison, le code d'un voyageur ne s'active pas. SuiteOp propose à ce voyageur un code de secours, lui permettant d'entrer sans avoir à passer d'appel téléphonique.
10. Modification du séjour. Un voyageur achète un départ tardif. Son code reste valide jusqu'à la nouvelle heure sur chaque porte.
11. Annulation. Un voyageur annule un séjour à venir. Ses codes sont supprimés des trois serrures.

Dans cet exemple, l'équipe n'a pris qu'une seule décision de toute la semaine : l'examen d'une pièce d'identité signalée. L'onglet Historique de l'appareil indique quel code a ouvert quelle porte si une question se pose ultérieurement.

Comment évaluer un logiciel de contrôle d'accès pour locations courte durée

Quel que soit le système que vous étudiez, demandez-lui de vous démontrer ces fonctionnalités sur vos propres propriétés et votre PMS :

1. Une même serrure peut-elle être partagée par plusieurs logements, et un logement peut-il comporter plusieurs serrures ?
2. Lorsque les dates d'une réservation changent, le code est-il modifié sur chaque serrure de manière entièrement automatisée ?
3. Empêche-t-on un voyageur dont la pièce d'identité est en cours d'examen d'obtenir un code fonctionnel ?
4. Que se passe-t-il lorsqu'un code ne fonctionne pas à 23 h, et le voyageur doit-il appeler quelqu'un ?
5. Les agents d'entretien peuvent-ils disposer de leurs propres codes pour les propriétés où ils interviennent, et le code d'un prestataire peut-il expirer de lui-même ?
6. Pouvez-vous identifier quel code a ouvert quelle porte ?
7. Le système fonctionne-t-il avec les marques de serrures que vous possédez déjà ?

Pour voir SuiteOp gérer le contrôle d'accès de vos propres serrures, portails et de votre PMS, réservez une démo.