Zugangskontrollsoftware für Kurzzeitvermietungen: Ein System für Schlösser, Tore und Gemeinschaftstüren

Zugangskontrollsoftware für Kurzzeitvermietungen weist jeder Buchung auf jeder Tür, die der Gast benötigt, einen eigenen Code zu: dem Wohnungsschloss, dem Gebäudeingang, dem Parkplatztor und allen gemeinsam genutzten Türen. Der Code wird aus der Buchung generiert und verliert mit Ende des Aufenthalts seine Gültigkeit. Bei Schlössern, die Codes online empfangen, ändert er sich außerdem bei Buchungsänderungen und wird bei einer Stornierung gelöscht. Dieser Leitfaden richtet sich an Immobilienverwalter und Hotels mit 10 oder mehr Einheiten, die über eine App pro Schlossmarke hinausgewachsen sind. Er behandelt die Anforderungen an die Software, wie SuiteOp Schlösser, Tore und Gemeinschaftstüren verwaltet, welche Schlossmarken verbunden werden können und enthält ein Praxisbeispiel für ein Portfolio mit 25 Einheiten.

Was leistet eine Zugangskontrollsoftware für Kurzzeitvermietungen?

Sobald Sie mehr als eine Handvoll Einheiten verwalten, dreht sich der Zugang nicht mehr um das einzelne Schloss, sondern um das dahinterliegende System. Für ein Portfolio muss die Software sechs Aufgaben erfüllen:

• Ein Code an jeder Tür: Der Gast erhält an jedem für seinen Aufenthalt benötigten Schloss einen Code, der nur für die Dauer dieses Aufenthalts gültig ist.
• Ein vom PMS gesteuerter Code-Lebenszyklus: Neue Buchungen, Datumsänderungen, Verlängerungen und Stornierungen werden an die Schlösser übertragen, ohne dass ein Code manuell eingegeben werden muss.
• An die Verifizierung gebundener Zugang: Ein Gast, dessen Verifizierung noch geprüft wird oder abgelehnt wurde, erhält keinen funktionierenden Code.
• Mitarbeiter- und Dienstleisterzugang: Reinigungskräfte und Haustechniker erhalten eigene Codes für die von ihnen betreuten Immobilien, und der einmalige Code eines Handwerkers läuft von selbst ab.
• Ein Prüfprotokoll (Audit-Trail): Sie können einsehen, welcher Code welches Schloss geöffnet hat und ob es sich um einen Gast, einen Mitarbeiter oder einen Backup-Code handelte.
• Wiederherstellung bei Code-Ausfällen: Ein Gast, der nachts um 23 Uhr vor einer Tür steht, erhält einen funktionierenden Code, ohne auf einen Rückruf warten zu müssen.

Dies ist eine andere Fragestellung als die nach dem Kauf des richtigen smarten Schlosses. Für Vergleiche einzelner Schlösser siehe die beste Software für smarte Schlösser und Gästeverifizierung in Ferienwohnungen. Diese Seite befasst sich mit der übergeordneten Zugangskontrollebene, die alle Systeme verbindet.

Schlösser, Tore und Gemeinschaftstüren in einem System

Wohnungstüren

In SuiteOp bestimmt der Zugangscode-Typ einer Unterkunft, wer deren Codes verwaltet. Dynamische Codes werden von SuiteOp auf den von Ihnen zugewiesenen smarten Schlössern erstellt und verwaltet. Feste Codes bleiben unverändert, was sich für Schlüsselboxen oder herkömmliche Schlüssel eignet. Importierte Codes zeigen einen von einem anderen System verwalteten Code an, der aus Ihrem PMS ausgelesen wird (Zugangsanweisungen für die Unterkunft).

Wenn eine Unterkunft auf Dynamisch eingestellt und ein Schloss zugewiesen ist, generiert SuiteOp für jeden neuen Gast einen Code und überträgt ihn an das Schloss. Wenn SuiteOp ein Schloss zum ersten Mal übernimmt, werden alle vorhandenen Codes außer dem Master-Code gelöscht, damit keine Konflikte mit Ihrem bisherigen System entstehen. Anschließend werden Reservierungscodes, Benutzercodes für Ihr Team und Backup-Codes übertragen (Einrichten von smarten Schlössern in SuiteOp).

Tore, Gebäudeingänge und Gemeinschaftstüren

Die meisten Portfolios haben mehr als eine Tür pro Aufenthalt. SuiteOp bewältigt dies in zwei Richtungen:

• Mehrere Schlösser an einer Unterkunft: Einer Einheit können ein Tor, eine Gebäudetür und eine Wohnungstür zugewiesen werden, sodass der Zugang des Gastes jeden Eingangsbereich abdeckt.
• Ein Schloss für mehrere Unterkünfte: Eine Gemeinschaftstür wie eine Lobby, ein Pooltor oder ein Fitnessstudio kann jeder Einheit zugewiesen werden, deren Gäste sie nutzen dürfen.

Gebäude erhalten zudem eigene Anweisungen. Anweisungen auf Gruppenebene erscheinen vor den Anweisungen der jeweiligen Einheit im Gästeportal, und die Check-in-Zusammenfassung des Gebäudes ist der ideale Ort für Gebäude- oder Torcodes, die Gäste vor dem Türschloss benötigen (Anweisungen auf Gebäudenebene). Wenn Ihr Tor über eine Gegensprechanlage (Callbox) statt über ein smartes Schloss gesteuert wird, lesen Sie wie Sie Gegensprechanlagen und Torzugänge für Kurzzeitvermietungen automatisieren.

Ein von Ihrem PMS gesteuerter Code-Lebenszyklus

SuiteOp liest Reservierungen aus Ihrem PMS aus. Bei Schlössern, die Codes online empfangen, steuert jeder Buchungsschritt den Code:

• Buchung bestätigt: Für jedes der Unterkunft und ihrem Gebäude zugewiesene Schloss wird ein Code erstellt. SuiteOp plant ihn für den Aufenthalt auf der Hardware ein: Die meisten Schlösser erhalten ihn zu einem festgelegten Zeitpunkt vor dem Check-in, manche erst, wenn das Zugangsfenster beginnt.
• Gültigkeitszeitfenster: Der Code ist für die Dauer des Aufenthalts gültig, zuzüglich eines von Ihnen festgelegten Puffers auf Organisations- oder Geräteebene.
• Datumsänderungen: SuiteOp berechnet das Zeitfenster neu und aktualisiert den Code am Schloss. Ein bezahlter später Check-out sorgt dafür, dass der Code des Gastes bis zur neuen Check-out-Zeit gültig bleibt.
• Storniert: Die Codes der Reservierung werden von den Schlössern entfernt.
• Verifizierung: Solange die Verifizierung eines Gastes geprüft wird oder abgelehnt wurde, erstellt oder übermittelt SuiteOp keinen Code.

Der Gast sieht den Code im Gästeportal oder in Ihren PMS-Nachrichten über eine Variable, sofern Ihr PMS dies unterstützt. Codes können auch hinter einem Timer für Check-in-Anweisungen hinterlegt werden, sodass sie erst eine festgelegte Anzahl von Stunden (0 bis 48) vor der Ankunft angezeigt werden (Timer für Check-in-Anweisungen). Um zu verstehen, warum dies wichtig ist, lesen Sie warum Sie unverifizierten Gästen keine Tür-Codes geben sollten.

Wenn ein Code versagt

Kurz nach der Check-in-Zeit überprüft SuiteOp, ob jeder Reservierungscode auf dem dazugehörigen Schloss aktiv ist, und unternimmt bei inaktiven Codes einen neuen Versuch. Jedes online verbundene Schloss hält einen Vorrat an ungenutzten Backup-Codes bereit, standardmäßig drei. Sollte ein Code nach dem Check-in weiterhin fehlschlagen, stellt SuiteOp dem Gast einen funktionierenden Backup-Code zur Verfügung. Gäste können im Portal auch auf „Mein Code funktioniert nicht“ tippen, um ihn selbst auszutauschen. Sie müssen nur dann eingreifen, wenn kein Self-Service verfügbar ist, beispielsweise bei einem Offline-Schloss (automatischer Ersatz von Backup-Codes).

Zugang für Mitarbeiter, Reinigungskräfte und Dienstleister

Der Teamzugang folgt denselben Regeln wie der Gastzugang:

• Access-Only-Benutzer: Eine Reinigungskraft oder ein Haustechniker kann einen eigenen Code ohne SuiteOp-Login erhalten. Der Code wird auf jedem Schloss, das Mitarbeitercodes unterstützt, in den von Ihnen zugewiesenen Unterkunftsgruppen eingerichtet und per E-Mail zugestellt (Zuweisen von Codes an Benutzer).
• Handwerker: Für einmalige Besuche kann ein gemeinsam genutzter Backup-Code mit einer Notiz und einem Ablaufdatum verwendet werden. Der Code läuft automatisch ab (Freigabe für Handwerker).

Informationen zum Arbeitsablauf bei Dienstleisterbesuchen finden Sie unter wie Sie den Zugang für Dienstleister zu smarten Schlössern in Kurzzeitvermietungen und Hotels automatisieren.

Ein Prüfprotokoll (Audit-Trail) für jede Tür

Jedes Gerät in SuiteOp verfügt über eine Registerkarte „Verlauf“, die die vom Schloss gemeldeten Ereignisse anzeigt, einschließlich der Frage, welcher Code das Schloss geöffnet hat: ein Benutzer-Code, ein Reservierungs-Code oder ein Backup-Code (Geräte-FAQs). Geräte benachrichtigen Sie, wenn sie offline gehen oder eine Code-Übertragung fehlschlägt, und Sie können Geräte mit unzuverlässiger Verbindung stummschalten.

Die Fernsteuerung erfolgt nach Ihren Bedingungen. Bei einem kompatiblen Gerät mit aktivierter Fernsteuerung können Mitarbeiter es über SuiteOp ver- und entriegeln. Wenn Sie das Gerät zusätzlich öffentlich schalten, können Gäste es im Portal per Fingertipp entsperren, allerdings nur während der Stunden ihres Aufenthalts (Geräteeinstellungen).

Mit welchen Schlossmarken ist SuiteOp kompatibel?

SuiteOp ist hardwareunabhängig: Jedes kompatible Schloss sieht in SuiteOp gleich aus und funktioniert auf dieselbe Weise, sodass ein Portfolio mit gemischter Hardware an einem zentralen Ort verwaltet wird (Geräte-FAQs). Zu den Schlossmarken, die sich mit SuiteOp verbinden lassen, gehören:

• Yale und August
• Schlage und Kwikset
• Salto und Dormakaba
• RemoteLock
• igloohome und TT Lock
• Nuki, Lockly und Ultraloq
• Z-Wave-Schlösser über SmartThings

Sowohl WLAN- als auch Z-Wave-Schlösser funktionieren mit SuiteOp. Z-Wave-Schlösser werden über SmartThings verbunden. Alle verbundenen Marken finden Sie auf der Integrationsseite und unter SuiteOp Smarte Geräte.

Ein Praxisbeispiel: Ein Portfolio mit 25 Einheiten

Hier ist ein Beispiel für ein Portfolio von der Einrichtung bis zu einer vollen Woche mit Aufenthalten. Das Portfolio ist ein Beispielszenario: 18 Apartments in einem Gebäude mit eingezäuntem Parkplatz und Lobbytür sowie 7 Häuser im Stadtgebiet. Reservierungen kommen über Guesty. Jedes Apartment und jedes Haus verfügt über ein smartes Schloss, und auch das Tor sowie die Lobby sind jeweils mit einem smarten Schloss ausgestattet. Alle empfangen Codes online und akzeptieren von SuiteOp festgelegte Codes.

1. Konten verbinden. Verbinden Sie Guesty und jedes Schloss-Konto. Die Schlösser erscheinen in der Geräteliste von SuiteOp.
2. Türen zuweisen. Jedes Apartment und Haus erhält ein eigenes Schloss. Das Tor und die Lobbytür werden allen 18 Apartments zugewiesen, sodass ein einzelnes Torschloss jedem Apartmentgast dient.
3. Das Gebäude als Gruppe einrichten. Die Anweisungen des Gebäudes decken das Parken und die Lobby ab und erscheinen vor den Schritten des jeweiligen Apartments.
4. Dynamische Codes aktivieren. Jede der 25 Immobilien wird auf Dynamisch eingestellt, und SuiteOp beginnt mit der Verwaltung der Schlösser.
5. Team hinzufügen. Das Reinigungsteam wird als Access-Only-Benutzer für die Gebäudegruppe und die Hausgruppe eingerichtet. Der Code jeder Person wird auf diesen Schlössern eingerichtet, ohne dass jemals ein SuiteOp-Login erforderlich ist.
6. Eine Buchung geht ein. Ein Gast bucht Apartment 4B. SuiteOp erstellt seinen Code für die Schlösser des Apartments, der Lobby und des Tors.
7. Verifizierung. Der Gast von 4B besteht den Identity Check, also hält nichts seinen Code zurück. Der Ausweis eines anderen Gastes wird für eine manuelle Prüfung markiert, und SuiteOp erstellt oder sendet dessen Code nicht, solange Ihr Team den Ausweis mit dem Selfie abgleicht.
8. Ankunft. Der Code wird für das Zugangsfenster des Aufenthalts auf allen drei Schlössern eingeplant. Kurz nach der Check-in-Zeit bestätigt SuiteOp, dass er auf jedem Schloss aktiv ist.
9. Ein Code schlägt fehl. Bei einem Haus schaltet sich der Code eines Gastes nicht frei. SuiteOp bietet diesem Gast einen Backup-Code an, sodass er ohne Anruf ins Haus kommt.
10. Der Aufenthalt ändert sich. Ein Gast bucht einen späten Check-out. Sein Code bleibt an jeder Tür bis zur neuen Uhrzeit gültig.
11. Eine Stornierung. Ein Gast storniert einen zukünftigen Aufenthalt. Seine Codes werden von allen drei Schlössern entfernt.

In diesem Beispiel musste das Team die ganze Woche über nur eine einzige Entscheidung treffen: die Prüfung eines markierten Ausweises. Die Registerkarte „Geräteverlauf“ zeigt bei späteren Fragen an, welcher Code welche Tür geöffnet hat.

So bewerten Sie Zugangskontrollsoftware für Kurzzeitvermietungen

Welches System Sie auch in Betracht ziehen, bitten Sie darum, Ihnen folgende Punkte anhand Ihrer eigenen Immobilien und Ihres PMS zu demonstrieren:

1. Kann ein Schloss von vielen Einheiten gemeinsam genutzt werden und kann eine Einheit mehrere Schlösser haben?
2. Ändert sich bei einer Datumsänderung der Buchung der Code an jedem Schloss automatisch, ohne dass jemand eingreifen muss?
3. Wird ein Gast, dessen Ausweis geprüft wird, zuverlässig davon abgehalten, einen funktionierenden Code zu erhalten?
4. Was passiert, wenn ein Code nachts um 23 Uhr versagt, und muss der Gast jemanden anrufen?
5. Können Reinigungskräfte eigene Codes für die von ihnen betreuten Unterkünfte erhalten, und kann der Code eines Handwerkers von selbst ablaufen?
6. Kann nachvollzogen werden, welcher Code welche Tür geöffnet hat?
7. Funktioniert das System mit den bereits vorhandenen Schlossmarken?

Um SuiteOp bei der Zugangskontrolle für Ihre eigenen Schlösser, Tore und Ihr PMS zu erleben, vereinbaren Sie eine Demo.