Software de Controle de Acesso para Aluguel por Temporada: Um Sistema para Fechaduras, Portões e Portas Comuns

O software de controle de acesso para aluguel por temporada atribui a cada reserva um código próprio em cada porta de que o hóspede precisa: a fechadura da unidade, a entrada do edifício, o portão da garagem e quaisquer portas compartilhadas. O código é gerado a partir da reserva e deixa de funcionar quando a estadia termina. Nas fechaduras que recebem códigos on-line, ele também muda quando a reserva é alterada e é removido se a reserva for cancelada. Este guia é voltado para gestores de propriedades e hotéis com 10 ou mais unidades que já superaram a fase de usar um aplicativo por marca de fechadura. Ele aborda o que o software precisa fazer, como o SuiteOp gerencia fechaduras, portões e portas comuns, quais marcas de fechadura ele conecta e um exemplo prático para um portfólio de 25 unidades.

O que faz o software de controle de acesso para aluguel por temporada?

Assim que você opera mais do que algumas unidades, o acesso deixa de ser sobre a fechadura e passa a ser sobre o sistema por trás dela. Para um portfólio, o software precisa fazer seis coisas:

• Um código em cada porta: o hóspede recebe um código em cada fechadura necessária para a sua estadia, e apenas para as datas dessa estadia.
• Ciclo de vida do código gerenciado pelo PMS: novas reservas, alterações de datas, prorrogações e cancelamentos chegam às fechaduras sem que ninguém precise redigitar um código.
• Acesso vinculado à verificação: um hóspede cuja verificação esteja em análise ou tenha sido recusada não recebe um código ativo.
• Acesso para equipe e fornecedores: equipes de limpeza e manutenção recebem seus próprios códigos para as propriedades em que trabalham, e o código avulso de um prestador de serviço expira sozinho.
• Registro de auditoria (audit trail): você pode ver qual código abriu qual fechadura e se foi um hóspede, um membro da equipe ou um código de backup.
• Recuperação quando um código falha: um hóspede parado diante de uma porta às 23h obtém um código funcional sem precisar esperar alguém atender ao telefone.

Esta é uma questão diferente de qual fechadura inteligente comprar. Para comparações entre fechaduras, consulte as melhores fechaduras inteligentes e softwares de verificação de hóspedes para aluguel de temporada. Esta página trata da camada de controle de acesso que opera sobre todas elas.

Fechaduras, portões e portas comuns em um único sistema

Portas de unidades

No SuiteOp, o tipo de código de acesso de uma propriedade determina quem gerencia seus códigos. Os códigos Dinâmicos (Dynamic) são criados e gerenciados pelo SuiteOp nas fechaduras inteligentes que você atribui. Os códigos Fixos (Fixed) permanecem os mesmos, o que é ideal para um cofre de chaves (lockbox) ou uma chave manual. A opção Importação (Import) exibe um código gerenciado por outro sistema, lido a partir do seu PMS (instruções de acesso à propriedade).

Com uma propriedade configurada como Dinâmica e uma fechadura atribuída, o SuiteOp gera um código para cada novo hóspede e o envia para a fechadura. Quando o SuiteOp assume o controle de uma fechadura pela primeira vez, ele remove todos os códigos existentes, exceto o código mestre, para que nada do seu sistema anterior cause conflitos. Em seguida, ele envia os códigos de reserva, códigos de usuário para sua equipe e códigos de backup (configurando fechaduras inteligentes no SuiteOp).

Portões, entradas de edifícios e portas compartilhadas

A maioria dos portfólios tem mais de uma porta por estadia. O SuiteOp lida com isso em duas frentes:

• Várias fechaduras em uma única propriedade: uma unidade pode ter um portão, uma porta de edifício e uma porta de apartamento atribuídos, garantindo que o acesso do hóspede cubra todos os pontos de entrada.
• Uma fechadura compartilhada em várias propriedades: uma porta de área comum, como o lobby, portão da piscina ou academia, pode ser atribuída a todas as unidades cujos hóspedes devam utilizá-la.

Os edifícios também recebem instruções próprias. As instruções definidas no nível do grupo aparecem antes das instruções de cada unidade no portal do hóspede, e o resumo de check-in do edifício é o local ideal para o código do prédio ou do portão de que os hóspedes precisam antes do código da porta (instruções no nível do edifício). Se o seu portão funcionar com um interfone (callbox) em vez de uma fechadura inteligente, consulte como automatizar o acesso por interfone e portão em aluguéis de temporada.

Ciclo de vida do código impulsionado pelo seu PMS

O SuiteOp lê as reservas do seu PMS. Nas fechaduras que recebem códigos on-line, cada etapa da reserva movimenta o código:

• Reserva confirmada: um código é criado para cada fechadura atribuída à propriedade e ao seu edifício. O SuiteOp o programa no hardware para a estadia: a maioria das fechaduras o recebe com antecedência em relação ao check-in, e algumas, quando a janela de acesso começa.
• Janela do código: o código é válido durante a estadia, mais qualquer margem (buffer) que você definir no nível da organização ou do dispositivo.
• Alteração de datas: o SuiteOp recalcula a janela e atualiza o código na fechadura. Um late checkout pago mantém o código do hóspede funcionando até o novo horário de saída.
• Cancelamento: os códigos da reserva são removidos das fechaduras.
• Verificação: enquanto a verificação do hóspede estiver em análise ou for recusada, o SuiteOp não cria nem entrega o código.

O hóspede visualiza o código no portal do hóspede, ou nas mensagens do seu PMS por meio de uma variável, caso o seu PMS ofereça esse recurso. Os códigos também podem ficar ocultos atrás de um temporizador de instruções de check-in, sendo exibidos apenas um número determinado de horas (0 a 48) antes da chegada (temporizador de instruções de check-in). Para entender a importância disso, leia por que você deve parar de fornecer códigos de porta para hóspedes não verificados.

Quando um código falha

Pouco após o horário de check-in, o SuiteOp verifica se cada código de reserva está ativo em sua respectiva fechadura e tenta novamente nos casos em que não estiver. Cada fechadura conectada on-line mantém um conjunto de códigos de backup não utilizados, três por padrão. Se um código ainda falhar após o check-in, o SuiteOp oferece ao hóspede um código de backup funcional. Os hóspedes também podem tocar em "Meu código não está funcionando" no portal para trocá-lo por conta própria. Você só precisa intervir quando o autoatendimento não estiver disponível, por exemplo, em uma fechadura offline (substituição automática de códigos de backup).

Acesso para equipe, pessoal de limpeza e fornecedores

O acesso da equipe segue as mesmas regras do acesso de hóspedes:

• Usuários com Apenas Acesso (Access Only): um funcionário da limpeza ou técnico de manutenção pode obter seu próprio código sem precisar de um login no SuiteOp. O código dele é aplicado a cada fechadura compatível com códigos de equipe nos grupos de propriedades atribuídos, e ele o recebe por e-mail (atribuindo códigos a usuários).
• Prestadores de serviço (Contractors): uma visita pontual pode utilizar um código de backup compartilhado, acompanhado de uma observação e uma data de validade. O código expira automaticamente (compartilhamento com prestadores de serviço).

Para a parte de fluxo de trabalho relacionada a visitas de fornecedores, consulte como automatizar o acesso de fornecedores por fechadura inteligente para STRs e hotéis.

Um registro de auditoria para cada porta

Cada dispositivo no SuiteOp possui a aba Histórico (History), que exibe os eventos relatados pela fechadura, incluindo qual código a abriu: um código de usuário, um código de reserva ou um código de backup (FAQ de dispositivos). Os dispositivos emitem alertas quando ficam offline ou quando o envio de um código falha, e você pode silenciar um dispositivo que apresente uma conexão instável.

O controle remoto funciona nos seus termos. Em um dispositivo compatível com o controle remoto ativado, a equipe pode bloqueá-lo e desbloqueá-lo diretamente pelo SuiteOp e, caso você também torne o dispositivo público, os hóspedes poderão tocar para abri-lo pelo portal, mas apenas durante as horas de sua estadia (configurações do dispositivo).

A quais marcas de fechadura o SuiteOp se conecta?

O SuiteOp é agnóstico em relação ao hardware: qualquer fechadura compatível tem a mesma aparência e funciona da mesma forma no SuiteOp, permitindo gerenciar um portfólio com hardwares mistos em um só lugar (FAQ de dispositivos). As marcas de fechadura compatíveis com o SuiteOp incluem:

• Yale e August
• Schlage e Kwikset
• Salto e Dormakaba
• RemoteLock
• igloohome e TT Lock
• Nuki, Lockly e Ultraloq
• Fechaduras Z-Wave via SmartThings

Tanto as fechaduras Wi-Fi quanto as Z-Wave funcionam com o SuiteOp. As fechaduras Z-Wave conectam-se por meio do SmartThings. Conheça todas as marcas conectadas na página de integrações e em Smart Devices do SuiteOp.

Exemplo prático: um portfólio de 25 unidades

Acompanhe um portfólio desde a configuração até uma semana completa de estadias. O portfólio é um exemplo: 18 apartamentos em um único edifício com estacionamento cercado por portão e porta no lobby, além de 7 casas espalhadas pela cidade. As reservas vêm do Guesty. Cada apartamento e casa possui uma fechadura inteligente, e o portão e o lobby também contam com uma fechadura inteligente cada. Todas recebem os códigos on-line e aceitam códigos definidos pelo SuiteOp.

1. Conecte as contas. Conecte o Guesty e cada conta de fechadura. As fechaduras aparecem na lista de dispositivos do SuiteOp.
2. Atribua as portas. Cada apartamento e casa recebe sua própria fechadura. O portão e a porta do lobby são atribuídos a todos os 18 apartamentos, de modo que uma única fechadura de portão atende a todos os hóspedes dos apartamentos.
3. Configure o edifício como um grupo. As instruções do edifício cobrem o estacionamento e o lobby, aparecendo antes das etapas específicas de cada apartamento.
4. Ative os códigos Dinâmicos. Cada uma das 25 propriedades é configurada como Dinâmica, e o SuiteOp passa a gerenciar as fechaduras.
5. Adicione a equipe. A equipe de limpeza é cadastrada como usuários de Apenas Acesso no grupo do edifício e no grupo das casas. O código de cada pessoa é aplicado a essas fechaduras, sem necessidade de login no SuiteOp.
6. Uma reserva chega. Um hóspede reserva o apartamento 4B. O SuiteOp cria o código dele para as fechaduras do apartamento, do lobby e do portão.
7. Verificação. O hóspede do 4B passa no Identity Check, então nada retém o código dele. O documento de outro hóspede é sinalizado para análise manual, e o SuiteOp não cria nem envia o código desse hóspede enquanto sua equipe compara o documento com a selfie.
8. Chegada. O código é programado nas três fechaduras para a janela de acesso da estadia. Pouco após o horário de check-in, o SuiteOp confirma que ele está ativo em cada fechadura.
9. Falha em um código. Na fechadura de uma das casas, o código de um hóspede não é ativado. O SuiteOp oferece a esse hóspede um código de backup, permitindo a entrada sem nenhuma ligação telefônica.
10. Alteração na estadia. Um hóspede adquire um late checkout. O código dele permanece válido até o novo horário em todas as portas.
11. Um cancelamento. Um hóspede cancela uma estadia futura. Seus códigos são removidos de todas as três fechaduras.

Neste exemplo, a equipe tomou apenas uma decisão durante toda a semana: analisar um documento sinalizado. A aba Histórico do dispositivo mostra qual código abriu cada porta caso alguma dúvida surja posteriormente.

Como avaliar o software de controle de acesso para aluguéis de temporada

Independentemente do sistema que você avaliar, solicite que ele demonstre estas funcionalidades em suas próprias propriedades e no seu PMS:

1. Uma única fechadura pode ser compartilhada por várias unidades e uma unidade pode ter várias fechaduras?
2. Quando as datas de uma reserva mudam, o código é alterado em todas as fechaduras sem a necessidade de intervenção manual?
3. Hóspedes cuja identidade está em análise são impedidos de receber um código funcional?
4. O que acontece quando um código falha às 23h? O hóspede precisa ligar para alguém?
5. Funcionários de limpeza podem ter seus próprios códigos para as propriedades em que trabalham, e o código de um prestador de serviço pode expirar sozinho?
6. É possível visualizar qual código abriu cada porta?
7. O sistema funciona com as marcas de fechadura que você já possui?

Para ver o SuiteOp executando o controle de acesso em suas próprias fechaduras, portões e PMS, agende uma demonstração.