Software de control de accesos para alquiler vacacional: un sistema para cerraduras, portones y puertas comunes

El software de control de accesos para alquiler vacacional otorga a cada reserva su propio código en cada puerta que el huésped necesite: la cerradura de la unidad, la entrada del edificio, el portón del estacionamiento y cualquier puerta compartida. El código se crea a partir de la reserva y deja de funcionar al finalizar la estancia. En las cerraduras que reciben códigos en línea, además cambia cuando la reserva se modifica y se elimina si la reserva se cancela. Esta guía está dirigida a administradores de propiedades y hoteles con 10 o más unidades que han superado el uso de una aplicación por marca de cerradura. Abarca lo que debe hacer el software, cómo SuiteOp gestiona cerraduras, portones y puertas comunes, a qué marcas de cerraduras se conecta y un ejemplo práctico para una cartera de 25 unidades.

¿Qué hace el software de control de accesos para alquiler vacacional?

Una vez que administra más de un puñado de unidades, el acceso deja de tratarse de la cerradura y pasa a tratarse del sistema que hay detrás. Para una cartera de propiedades, el software debe hacer seis cosas:

• Un código en cada puerta: el huésped recibe un código en cada cerradura que su estancia requiera y solo durante las fechas de dicha estancia.
• Un ciclo de vida del código impulsado por el PMS: las nuevas reservas, los cambios de fecha, las extensiones y las cancelaciones llegan a las cerraduras sin que nadie tenga que volver a teclear un código.
• Acceso vinculado a la verificación: un huésped cuya verificación esté bajo revisión o haya sido rechazada no recibe un código funcional.
• Acceso para personal y proveedores: los limpiadores y el personal de mantenimiento obtienen sus propios códigos para las propiedades en las que trabajan, y el código puntual de un contratista caduca por sí solo.
• Un registro de auditoría: puede ver qué código abrió qué cerradura y si fue un huésped, un miembro del personal o un código de respaldo.
• Recuperación cuando un código falla: un huésped frente a una puerta a las 23:00 obtiene un código funcional sin tener que esperar a que alguien responda al teléfono.

Esta es una pregunta distinta a qué cerradura inteligente comprar. Para comparaciones cerradura por cerradura, consulte el mejor software de cerraduras inteligentes y verificación de huéspedes para alquileres vacacionales. Esta página trata sobre la capa de control de acceso que opera en todas ellas.

Cerraduras, portones y puertas comunes en un solo sistema

Puertas de las unidades

En SuiteOp, el tipo de código de acceso de una propiedad determina quién gestiona sus códigos. Los códigos Dynamic son creados y gestionados por SuiteOp en las cerraduras inteligentes que asigne. Los códigos Fixed permanecen iguales, lo cual es adecuado para una caja de seguridad o una llave manual. Import muestra un código gestionado por otro sistema, leído desde su PMS (instrucciones de acceso a la propiedad).

Con una propiedad configurada en Dynamic y una cerradura asignada, SuiteOp genera un código para cada nuevo huésped y lo envía a la cerradura. Cuando SuiteOp toma el control de una cerradura por primera vez, elimina todos los códigos existentes excepto el código maestro, para que nada de su sistema anterior entre en conflicto. A continuación, envía los códigos de reserva, los códigos de usuario para su equipo y los códigos de respaldo (cómo configurar cerraduras inteligentes en SuiteOp).

Portones, entradas de edificios y puertas compartidas

La mayoría de las carteras tienen más de una puerta por estancia. SuiteOp gestiona esto en dos direcciones:

• Varias cerraduras en una propiedad: a una unidad se le puede asignar una puerta de portón, una puerta de edificio y una puerta de apartamento, de modo que el acceso del huésped cubra cada punto de entrada.
• Una cerradura en varias propiedades: una puerta de área común, como un vestíbulo, el portón de la piscina o el gimnasio, se puede asignar a cada unidad cuyos huéspedes deban usarla.

Los edificios también reciben sus propias instrucciones. Las instrucciones configuradas a nivel de grupo aparecen antes de las instrucciones de cada unidad en el portal del huésped, y el resumen de llegada del edificio es el lugar para un código de edificio o portón que los huéspedes necesiten antes del código de la puerta (instrucciones a nivel de edificio). Si su portón funciona con un interfono en lugar de una cerradura inteligente, consulte cómo automatizar el acceso por interfono y portón en alquileres vacacionales.

Un ciclo de vida del código impulsado por su PMS

SuiteOp lee las reservas de su PMS. En las cerraduras que reciben códigos en línea, cada paso de la reserva mueve el código:

• Reserva confirmada: se crea un código para cada cerradura asignada a la propiedad y a su edificio. SuiteOp lo programa en el hardware para la estancia: la mayoría de las cerraduras lo reciben un tiempo determinado antes de la llegada y algunas, cuando se abre la ventana de acceso.
• Ventana del código: el código es válido durante la estancia, además de cualquier margen que establezca a nivel de organización o dispositivo.
• Cambios de fecha: SuiteOp recalcula la ventana y actualiza el código en la cerradura. Un late checkout pagado mantiene el código del huésped funcionando hasta la nueva hora de salida.
• Cancelada: se eliminan los códigos de la reserva de las cerraduras.
• Verificación: mientras la verificación de un huésped esté bajo revisión o haya sido rechazada, SuiteOp no crea ni entrega su código.

El huésped ve el código en el portal del huésped, o en los mensajes de su PMS a través de una variable en los casos en que su PMS ofrezca una. Los códigos también pueden ocultarse tras un temporizador de instrucciones de llegada, de modo que solo se muestren un número determinado de horas (de 0 a 48) antes de la llegada (temporizador de instrucciones de llegada). Para comprender por qué esto es importante, lea por qué debe dejar de dar códigos de puerta a huéspedes no verificados.

Cuando un código falla

Poco después de la hora de llegada, SuiteOp comprueba que cada código de reserva esté activo en su cerradura y reintenta aquellos que no lo estén. Cada cerradura conectada en línea conserva una reserva de códigos de respaldo sin usar, tres por defecto. Si un código sigue fallando después de la llegada, SuiteOp ofrece al huésped un código de respaldo funcional. Los huéspedes también pueden tocar "Mi código no funciona" en el portal para cambiarlo por sí mismos. Solo necesita intervenir cuando el autoservicio no esté disponible, por ejemplo, en una cerradura sin conexión (reemplazo automático de códigos de respaldo).

Acceso para el personal, limpiadores y proveedores

El acceso del equipo sigue las mismas reglas que el acceso de los huéspedes:

• Usuarios con solo acceso: un limpiador o técnico de mantenimiento puede obtener su propio código sin necesidad de iniciar sesión en SuiteOp. Su código se aplica a cada cerradura compatible con códigos de personal en los grupos de propiedades que les asigne y lo reciben por correo electrónico (asignación de códigos a usuarios).
• Contratistas: una visita puntual puede utilizar un código de respaldo compartido con una nota y una fecha de caducidad. El código caduca por sí solo (compartir con contratistas).

Para el aspecto de flujo de trabajo de las visitas de proveedores, consulte cómo automatizar el acceso de proveedores por cerradura inteligente para alquileres vacacionales y hoteles.

Un registro de auditoría para cada puerta

Cada dispositivo en SuiteOp tiene una pestaña Historial que muestra los eventos que la cerradura registra, incluido qué código la abrió: un código de usuario, un código de reserva o un código de respaldo (preguntas frecuentes sobre dispositivos). Los dispositivos le alertan cuando se quedan sin conexión o cuando falla el envío de un código, y puede silenciar un dispositivo que tenga una conexión poco fiable.

El control remoto se realiza bajo sus propias condiciones. En un dispositivo compatible con el control remoto activado, el personal puede bloquearlo y desbloquearlo desde SuiteOp y, si además hace que el dispositivo sea público, los huéspedes pueden tocar para desbloquearlo desde el portal, pero solo durante las horas de su estancia (configuración de dispositivos).

¿A qué marcas de cerraduras se conecta SuiteOp?

SuiteOp es independiente del hardware: cada cerradura compatible tiene el mismo aspecto y funciona de la misma manera en SuiteOp, por lo que una cartera con hardware mixto se gestiona en un solo lugar (preguntas frecuentes sobre dispositivos). Las marcas de cerraduras que se conectan a SuiteOp incluyen:

• Yale y August
• Schlage y Kwikset
• Salto y Dormakaba
• RemoteLock
• igloohome y TT Lock
• Nuki, Lockly y Ultraloq
• Cerraduras Z-Wave a través de SmartThings

Tanto las cerraduras Wi-Fi como las Z-Wave funcionan con SuiteOp. Las cerraduras Z-Wave se conectan a través de SmartThings. Consulte todas las marcas conectadas en la página de integraciones y en SuiteOp Smart Devices.

Un ejemplo práctico: una cartera de 25 unidades

Aquí tiene una cartera desde la configuración hasta una semana completa de estancias. La cartera es un ejemplo: 18 apartamentos en un edificio con un estacionamiento con portón y una puerta en el vestíbulo, además de 7 casas repartidas por la ciudad. Las reservas proceden de Guesty. Cada apartamento y casa cuenta con una cerradura inteligente, y el portón y el vestíbulo también disponen de su propia cerradura inteligente. Todas reciben los códigos en línea y aceptan códigos definidos por SuiteOp.

1. Conecte las cuentas. Conecte Guesty y cada cuenta de cerraduras. Las cerraduras aparecen en la lista de dispositivos de SuiteOp.
2. Asigne las puertas. Cada apartamento y casa recibe su propia cerradura. El portón y la puerta del vestíbulo se asignan a los 18 apartamentos, por lo que una sola cerradura de portón da servicio a todos los huéspedes de los apartamentos.
3. Configure el edificio como un grupo. Las instrucciones del edificio cubren el estacionamiento y el vestíbulo, y aparecen antes de los pasos propios de cada apartamento.
4. Active los códigos Dynamic. Cada una de las 25 propiedades se configura como Dynamic, y SuiteOp comienza a gestionar las cerraduras.
5. Añada al equipo. El personal de limpieza actúa como usuarios con solo acceso en el grupo del edificio y en el grupo de las casas. El código de cada persona se aplica en esas cerraduras y nunca necesitan iniciar sesión en SuiteOp.
6. Llega una reserva. Un huésped reserva el apartamento 4B. SuiteOp crea su código para las cerraduras del apartamento, el vestíbulo y el portón.
7. Verificación. El huésped del 4B supera el Identity Check, así que nada retiene su código. La identificación de otro huésped se marca para revisión manual, y SuiteOp no crea ni envía el código de ese huésped mientras su equipo compara la identificación con el selfi.
8. Llegada. El código se programa en las tres cerraduras para la ventana de acceso de la estancia. Poco después de la hora de llegada, SuiteOp confirma que está activo en cada cerradura.
9. Un código falla. En la cerradura de una de las casas, el código de un huésped no se activa. SuiteOp ofrece a ese huésped un código de respaldo y este accede al interior sin necesidad de realizar una llamada telefónica.
10. La estancia cambia. Un huésped adquiere un late checkout. Su código sigue siendo válido hasta la nueva hora en cada puerta.
11. Una cancelación. Un huésped cancela una estancia futura. Sus códigos se eliminan de las tres cerraduras.

En este ejemplo, el equipo tomó una sola decisión en toda la semana: revisar una identificación marcada. La pestaña Historial del dispositivo muestra qué código abrió cada puerta si surge alguna duda más adelante.

Cómo evaluar el software de control de accesos para alquiler vacacional

Independientemente del sistema que examine, pídale que le muestre estas funciones en sus propias propiedades y PMS:

1. ¿Puede una misma cerradura ser compartida por muchas unidades y puede una unidad tener varias cerraduras?
2. Cuando cambian las fechas de una reserva, ¿el código cambia en cada cerradura sin que nadie tenga que tocar nada?
3. ¿Se impide que un huésped cuya identificación está bajo revisión obtenga un código funcional?
4. ¿Qué sucede cuando un código falla a las 23:00 y necesita el huésped llamar a alguien?
5. ¿Pueden los limpiadores tener sus propios códigos para las propiedades en las que trabajan, y puede el código de un contratista caducar por sí solo?
6. ¿Puede ver qué código abrió cada puerta?
7. ¿Funciona en todas las marcas de cerraduras que ya posee?

Para ver a SuiteOp gestionar el control de accesos en sus propias cerraduras, portones y PMS, reserve una demo.