Privacy Policy

Last Updated: January 21, 2026

SuiteOp Inc. (“Company”, “we” or “us”) is committed to protecting your privacy and safeguarding your personal information. This Privacy Policy informs you about our practices regarding the collection, use, and disclosure of personal information.

1. Meaning of Personal Information

"Personal information" means information about an identifiable individual (e.g., name, address, email, phone number). It does not include anonymized data where there is no serious possibility it can be used to identify an individual.

2. Your Consent

We collect, use, and disclose your personal information with your consent or as required by law. By providing information to us, you consent to the practices outlined here. You may withdraw consent at any time by contacting us, though this may limit our ability to provide certain services.

3. Personal Information We Collect

• From Clients (Property Managers): Name, email, phone, business address, billing details, and credentials for linked third-party apps.
• About Guests:
  • Name, email, phone number, and length of stay.
  • Identity Verification (via SuiteVerify): Government-issued ID or passport copies, and selfie photographs. We use AI-assisted facial matching technology (powered by Google Gemini AI) to verify that the selfie matches the ID photo. This biometric processing is performed only when configured by the Property Manager and consented to by the Guest.
  • Property Monitoring (via SuiteMonitor): Entry/exit times, air quality, decibel levels (noise), CO2, humidity, and temperature. We do not collect audio or video recordings.
• Automatically via Website: IP address, device info, browser type, and usage patterns via cookies.

4. How We Use Your Information

We use your data to:

• Provide and support our products (GDPR Basis: Performance of Contract).
• Monitor and improve our services (GDPR Basis: Legitimate Interest).
• Respond to inquiries and conduct research.
• Provide interest-based advertising (with consent).

5. How We Share Your Information

• With Clients: Guest contact info, verification results, entry/exit logs, and environment sensor data are shared with the property manager/owner who configured the automation.
• With Service Providers: We use third parties who are contractually bound to maintain confidentiality and comply with GDPR:
  • Hosting: Bubble.io (SOC 2 Type II certified), AWS, Cloudflare
  • AI & Identity Verification: Google Gemini AI (facial matching), Authenticate.com, Chekin.io, Persona (optional ID verification services)
  • Payments: Stripe (PCI-DSS compliant), GuestyPay, Juspay/Hyperswitch
  • Communication: Sendgrid (email), Twilio (SMS)
  • PMS Integrations: Various Property Management Systems (see suiteop.com/integrations), Calry (middleware)
  • Internal Tools: Google Workspace, 1Password, Apple Business Manager
• Legal Requirements: We may disclose data to comply with legal processes or protect our rights/safety.

6. Retention & Security

• Retention: We delete personal information when it is no longer necessary for processing or when required by law. Specific retention periods:
  • Guest verification data: Duration of stay + 30 days
  • Sensor/monitoring data: Duration of stay + 90 days
  • Transaction records: 7 years (tax/financial compliance)
  • System logs: 90 days minimum
• Security: We implement robust security measures including:
  • Encryption: AES-256 for data at rest, TLS 1.2/1.3 for data in transit
  • Access Control: Multi-Factor Authentication (MFA), role-based permissions, least-privilege access
  • Infrastructure: SOC 2 Type II certified hosting (Bubble.io), AWS secure cloud infrastructure
  • Monitoring: Continuous vulnerability scanning, annual penetration testing
  • However, no system is 100% secure.

7. Your Rights (GDPR)

Under the GDPR, you may have the right to:

• Access, update, or erase your personal information.
• Object to or restrict processing.
• Data portability.
• Withdraw consent at any time.

8. International Transfers

Your data may be stored and processed in the United States. We comply with GDPR requirements for international transfers, including the use of Standard Contractual Clauses.

9. Children's Privacy

Our services are not intended for individuals under the age of 19. We do not knowingly collect data from children.

10. Contact Us

For any questions or to exercise your privacy rights, please contact our Privacy Officer:

• Address: 2093 Philadelphia Pike, #5505, Claymont, DE 19703
• Email: [email protected]

Productos y servicios. En el caso de las personas que utilizan nuestros productos y servicios, podemos recopilar información personal sobre usted o sobre el uso que hace de nuestros productos o servicios. Información de clientes (administradores/propietarios de propiedades): recopilamos la información que usted envía al usar nuestros productos o servicios, incluida la información que proporciona en relación con la creación y administración de su cuenta para nuestros productos o servicios, como su nombre completo, dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección particular o comercial, dirección de facturación, credenciales de tarjetas de crédito y sus nombres de usuario y contraseñas para las aplicaciones que están vinculadas a nuestra plataforma.Información sobre los huéspedes: cuando hagas una reservación (por ejemplo, con un hotel, Airbnb, Expedia u otra empresa externa), generaremos y te enviaremos un código de acceso único para que puedas acceder a nuestro Portal para huéspedes.Nuestros proveedores de servicios de administración de propiedades nos proporcionarán su nombre y la duración de su estadía en la unidad de propiedad, así como otra información relacionada con su estadía. Una vez que esté en el portal para huéspedes, tendrá la oportunidad de proporcionar su dirección de correo electrónico y número de teléfono. Su información de contacto se compartirá con nuestros clientes para que usted y su anfitrión puedan comunicarse directamente. Durante su estancia, podemos registrar sus horas de entrada y salida de la unidad y la calidad del aire, los niveles de decibelios, los niveles de CO2, los niveles de humedad y los niveles de temperatura dentro de la unidad. No recopilamos ni compartimos grabaciones de audio o vídeo de los huéspedes. Información recopilada automáticamente: recopilamos datos de registro e información de uso relacionados con el uso que hace de nuestros productos y servicios.Sitio web. En el caso de las personas que visiten nuestro sitio web ubicado en www.suiteop.com o cualquiera de nuestros sitios web relacionados (en conjunto, «nuestro sitio web»), podemos recopilar información sobre usted o sobre sus actividades en el sitio. Como la mayoría de los sitios web y otros servicios de Internet, podemos recopilar cierta información técnica y de dispositivos sobre el uso que hace de nuestro sitio web. Dicha información puede incluir su dirección de protocolo de Internet, información sobre su dispositivo, navegador y sistema operativo, y la fecha y hora de su visita.También podemos utilizar «cookies» o contratar servicios de terceros que utilizan cookies para rastrear sus preferencias y actividades en nuestro sitio web. Las cookies son pequeños archivos de datos que un sitio web transfiere al disco duro de su ordenador. Mantienen un registro de sus preferencias, lo que hace que sus visitas posteriores al sitio sean más eficientes. Las cookies pueden almacenar una variedad de información, incluida la cantidad de veces que accede a un sitio, su información de registro y la cantidad de veces que ve una página en particular u otros elementos del sitio. El uso de cookies es una práctica común adoptada por la mayoría de los sitios principales para brindar un mejor servicio a sus usuarios. La mayoría de los navegadores están diseñados para aceptar cookies, pero se pueden modificar para bloquearlas. Consulte los archivos de ayuda de su navegador para obtener más información. Sin embargo, debe tener en cuenta que, sin cookies, es posible que algunas de las funciones de nuestro sitio web no estén disponibles. Para obtener más información, consulte nuestra Política de cookies.