Automatisation des serrures intelligentes : comment SuiteOp + RemoteLock élimine la gestion manuelle des accès
Un vendredi à 15 h 47, votre téléphone émet trois notifications : « Le client arrive plus tôt pour l'enregistrement », « Le service de ménage a besoin d'un accès au bâtiment » et « Verrouillez la batterie du Property 204 ». Auparavant, cela signifiait trois applications distinctes, six étapes manuelles et au moins 15 minutes de coordination. Grâce à la plateforme d'opérations clients de SuiteOP intégrée au contrôle d'accès universel de RemoteLock, les trois situations sont résolues automatiquement, sans que vous ne touchiez votre téléphone une seule fois.
Bienvenue dans le futur de l'automatisation des serrures intelligentes, où la gestion des accès s'exécute d'elle-même afin que vous puissiez vous concentrer sur le développement de votre activité plutôt que sur la gestion des codes.
Les coûts cachés de la gestion manuelle des accès
Tous les gestionnaires immobiliers connaissent le fonctionnement : les clients réservent, vous générez manuellement des codes, vous les envoyez par SMS ou e-mail, vous espérez qu'ils fonctionnent, puis vous vous débrouillez en cas de problème. C'est un système qui fonctionne jusqu'à ce qu'il ne fonctionne plus. Et quand il échoue, il échoue de façon spectaculaire.
Imaginez le scénario typique du vendredi après-midi : vous avez cinq arrivées prévues entre 15 h et 17 h, votre équipe d'entretien doit avoir accès à trois unités, le personnel de maintenance répare un évier dans un autre établissement et un client envoie un texto indiquant que son code « ne fonctionne pas ». Soudainement, vous jouez le rôle de contrôleur du trafic numérique au lieu de gérer votre entreprise.
La perte de productivité s'accumule rapidement. La génération manuelle du code prend 2 à 3 minutes par réservation. La distribution du code nécessite encore quelques minutes de copier-coller et de revérifier. Lorsque les clients ne peuvent pas entrer, le temps de résolution moyen est de 12 minutes, ce qui implique souvent de multiples appels et textos alors que votre voyageur se trouve devant sa location. Pas une bonne première impression.
Multipliez cela sur des dizaines de propriétés et des centaines de réservations, et vous passerez des heures à effectuer des tâches que l'automatisation intelligente peut gérer en quelques secondes.
La puissance de l'intégration entre SuiteOP et RemoteLock
La plateforme d'opérations clients de SuiteOp, combinée au contrôle d'accès universel de RemoteLock, transforme la gestion des accès d'un simple casse-tête manuel en un processus invisible en arrière-plan. Alors que RemoteLock s'intègre à des centaines de serrures intelligentes de dizaines de marques et à des configurations de contrôle d'accès très complexes, son partenariat avec SuiteOP crée quelque chose d'unique : une automatisation complète du parcours client qui gère chaque point de contact d'accès de manière fluide.
Voici comment le système intégré élimine les trois problèmes les plus courants grâce à une automatisation intelligente :
Accès invité automatisé : génération de code intelligente qui s'adapte
Lorsqu'un client effectue une réservation via n'importe quel canal connecté à votre PMS, SuiteOP capture instantanément la réservation et déclenche RemoteLock pour générer un code d'accès unique. Il ne s'agit pas simplement d'automatisation, il s'agit d'un contrôle d'accès intelligent adapté à vos opérations.
Le moteur de flux de travail de SuiteOp communique automatiquement les règles spécifiques à vos propriétés à RemoteLock. Vous avez une unité au bord de l'eau avec une zone tampon de 4 heures pour le dépôt des bagages ? Un appartement au centre-ville avec une fenêtre standard de 30 minutes ? Le système s'en charge ; aucune configuration manuelle n'est requise.
Lorsque les clients terminent le processus de vérification de SuiteOp, RemoteLock reçoit une confirmation leur demandant d'activer leurs codes d'accès exactement comme prévu. En cas de modification des réservations, qu'il s'agisse de séjours prolongés ou de modifications de dernière minute, les deux systèmes se synchronisent automatiquement pour ajuster le temps d'accès sans aucune intervention manuelle.
Supposons qu'un client paie son enregistrement anticipé via le portail numérique de SuiteOP. Leur accès se met à jour instantanément et passe à RemoteLock sans lever le petit doigt. Les clients reçoivent leurs codes, les instructions d'enregistrement, les conseils locaux et les offres de vente incitative via le portail de marque SuiteOP. RemoteLock garantit que les informations d'identification sont actives et exactes dès leur arrivée.
Vous avez besoin de donner accès à plusieurs portes, à des équipements communs ou à des points d'entrée superposés ? SuiteOP affiche facilement les étapes détaillées de l'enregistrement. Et tout au long de leur séjour, les clients peuvent déverrouiller n'importe quelle porte autorisée à partir d'une application Web élégante et sans téléchargement, rendant ainsi l'expérience complète de la marque, intelligente, fluide et moderne sans effort.
Accès à l'entretien et à la maintenance : des flux de travail opérationnels évolutifs
La véritable magie opérationnelle réside dans la coordination de l'accès du personnel entre SuiteOP et RemoteLock. Au lieu de gérer manuellement des dizaines de codes uniques, le système intégré crée des modèles d'accès intelligents qui s'adaptent au rythme de votre équipe.
La gestion des tâches de SuiteOp déclenche automatiquement l'accès RemoteLock approprié. Lorsqu'une enquête de paiement indique des problèmes de nettoyage, SuiteOp crée une tâche d'entretien prioritaire tandis que RemoteLock garantit un accès immédiat à votre équipe. Lorsque la maintenance termine l'activation du chauffage de la piscine pour une vente incitative destinée à un client, l'accès temporaire peut expirer automatiquement.
La flexibilité des autorisations de SuiteOP vous permet de créer facilement des autorisations d'accès spécifiques pour les clients, la maintenance et l'entretien internes, les autres employés et les tiers, et les flux de travail garantissent que ces autorisations s'alignent parfaitement sur votre calendrier opérationnel. Les nettoyages récurrents donnent lieu à des codes d'accès permanents, les réparations d'urgence déclenchent un accès temporaire immédiat et les visites chez les fournisseurs reçoivent des codes à durée limitée qui expirent automatiquement.
Mieux encore, l'application d'opérations mobiles de SuiteOP donne à votre équipe l'accès dont elle a besoin, exactement au moment où elle en a besoin. Quelle que soit la tâche, le personnel peut instantanément déverrouiller des portes ou contrôler des appareils intelligents d'un simple glissement de doigt, sans changer d'application ni étapes inutiles.
Alertes en temps réel : une intelligence proactive qui prévient les problèmes
La façon dont SuiteOp et RemoteLock travaillent ensemble pour fournir des informations exploitables avant que les problèmes ne deviennent des problèmes rencontrés par les clients est peut-être la plus intéressante. Les fonctionnalités de reporting robustes de RemoteLock fournissent à SuiteOP des données précieuses sur les événements d'accès, les niveaux de batterie et l'état des appareils, tandis que le système de flux de travail de SuiteOp transforme ces données en événements automatisés : tâches pour vos équipes, notifications Slack et même intégrations tierces.
Les alertes de batterie ne se contentent pas de vous avertir : elles créent automatiquement des tâches de maintenance dans SuiteOP attribuées à votre équipe de terrain avec les détails des propriétés, les modèles de serrures et les niveaux de priorité. Les alertes hors ligne verrouillées déclenchent à la fois des notifications immédiates et des flux de travail de suivi pour vérifier la connectivité Wi-Fi dans l'ensemble de l'établissement.
Lorsque les clients utilisent leurs codes d'accès, les données sont intégrées au système de suivi de l'occupation de SuiteOP, confirmant la réussite des arrivées/départs et déclenchant des messages de bienvenue automatisés, des tâches opérationnelles ou même d'autres automatisations IoT, comme l'allumage automatique des lumières. Si les clients attendus n'ont pas accédé à leurs unités au moment de l'enregistrement, les flux de travail de SuiteOP peuvent envoyer automatiquement des messages de sensibilisation proactifs.
Le retour sur investissement de l'automatisation des accès intégrée
Les gains de temps s'accumulent rapidement sur l'ensemble d'un portefeuille. Les opérateurs déclarent économiser 20 minutes par jour uniquement sur la gestion des accès, temps qui se traduit directement par des activités génératrices de revenus, telles que l'amélioration de l'expérience client ou l'expansion du portefeuille.
Mais la véritable valeur n'est pas seulement l'efficacité, mais aussi la fiabilité et l'évolutivité. RemoteLock prend en charge plus de 100 intégrations matérielles, tandis que le système de flux de travail de SuiteOP peut automatiser pratiquement toutes les réponses opérationnelles. Ensemble, ils créent une gestion des accès qui s'étend des propriétés individuelles aux portefeuilles d'entreprise sans augmenter les frais administratifs. Il est désormais facile de proposer un enregistrement anticipé, garantissant ainsi un déroulement fluide à 100 % du temps. Cela se traduit par de réels revenus supplémentaires et davantage d'avis 5 étoiles.
Les avantages opérationnels vont au-delà des gains de temps. L'automatisation de l'accès du personnel réduit les frais de coordination, les problèmes d'accès des invités disparaissent pratiquement et les flux de travail opérationnels se déclenchent en fonction d'événements d'accès réels plutôt que d'hypothèses. Ne courez plus jamais le risque d'un lock-out !
Votre flux de travail d'accès, amélioré
La gestion manuelle des accès réduit discrètement votre temps, la concentration de votre équipe et les premières impressions de vos clients. Mais lorsque SuiteOp et RemoteLock fonctionnent ensemble, vous n'avez pas à penser à l'accès. Cela fonctionne parfaitement : à chaque fois, pour chaque réservation, client, membre de l'équipe et contractant.
Qu'il s'agisse de l'enregistrement anticipé, des visites de maintenance ou même des alertes relatives à la batterie, le système gère tout en arrière-plan. Pas de soucis de dernière minute. Pas de coordination infinie.
Commencez par les propriétés les plus fréquentées et automatisez les tâches de base. Ajoutez ensuite des flux de travail opérationnels et des alertes personnalisées en fonction du mode de travail de votre équipe. Plus vous vous intégrez, plus vous gagnez du temps. Il ne s'agit pas simplement de gagner quelques minutes. Il s'agit de mettre en place une opération plus intelligente et plus évolutive qui fonctionne sans heurts, sans votre supervision constante.
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