500.000 $ mit einer einzigen Funktion – Wie SuiteOp das Umsatzpotenzial von AtomicStay freigesetzt hat

Anwendungsfälle

1. Anwendungsfall 01

   Automatisierte Schadensverzichtserklärungen in großem Maßstab

   Vor SuiteOp waren Schadensverzichtserklärungen eine bekannte Chance, die AtomicStays einfach nicht nutzen konnte. Die Abläufe beim Anbieten, Einziehen und Verwalten von Verzichtserklärungen über 273 Unterkünfte hinweg erforderten ein Maß an Automatisierung, das ihre bestehenden Tools nicht bieten konnten. Traten kleinere Schäden auf, hatte das Team zwei Möglichkeiten: die Kosten selbst tragen oder einen langsamen, mühsamen Prozess mit Eigentümern und Versicherungsansprüchen einleiten. Keine der beiden Optionen war nachhaltig, und keine schützte das Gästeerlebnis.

   SuiteOp machte Schadensverzichtserklärungen erstmals betriebsbereit, indem sie direkt in den Buchungsablauf der Gäste integriert wurden. Jedem Gast wird automatisch die Option zum Erwerb einer Verzichtserklärung angeboten, Zahlungen werden ohne Mitarbeitereingriff abwickelt und die Einnahmen gehen direkt an AtomicStays. Treten während eines Aufenthalts kleine Probleme auf, kann das Team diese nun schnell und intern lösen, ohne Ansprüche geltend zu machen oder Eigentümer einzubeziehen. Dies schützt die Kundenbeziehung, das Asset und hält den Betrieb am Laufen. Die Wirkung war massiv.

   Schadensverzichtserklärungen gehören mittlerweile zu den wichtigsten Umsatztreibern von AtomicStays und tragen über 500.000 USD zum prognostizierten Jahresumsatz bei. Das ist keine inkrementelle Verbesserung eines bestehenden Prozesses. Das ist eine völlig neue Einnahmequelle, die vor SuiteOp nicht existierte, basierend auf Automatisierung, die für die Wartung null zusätzliches Personal erfordert.

   

2. Anwendungsfall 02

   Skalierung von Gäste-Upsells über 273 Unterkünfte

   Upsells wie frühe An- und späte Abreisen waren bei Gästen schon immer beliebt, doch bei der Größe von AtomicStays war es ein personeller Albtraum, diese konsistent anzubieten. Jede Anfrage erforderte, dass jemand die Verfügbarkeit prüfte, sich mit dem Housekeeping abstimmte, den Zeitplan für das intelligente Schloss manuell aktualisierte, dem Gast eine Nachricht schickte und die Änderung bestätigte. Multipliziert man das in der Hochsaison mit Hunderten von Unterkünften, ging die Rechnung einfach nicht auf. Die meisten Anfragen wurden entweder fallen gelassen oder dauerten so lange, dass das Gästeerlebnis darunter litt.

   SuiteOp automatisierte den gesamten Upsell-Lebenszyklus vom Angebot bis zur Erfüllung. Den Gästen werden im Gästeportal zum richtigen Zeitpunkt ihrer Reise verfügbare Zusatzleistungen angeboten. Wenn sie kaufen, kümmert sich das System um alles: Anpassung der Zugangsfenster für smarte Schlösser, Senden von Slack-Benachrichtigungen an die relevanten Teammitglieder und Bestätigung beim Gast. Keine manuellen Schritte, keine Engpässe, keine verpassten Chancen. Das hat nicht nur die Konsistenz verbessert. Es hat die Ökonomie des Up-Sellings für AtomicStays fundamental verändern.

   Premium-Zusatzleistungen werden nun jedem berechtigten Gast in jeder Unterkunft angeboten, wodurch der durchschnittliche Buchungswert pro Aufenthalt um 125 USD gesteigert wird. Das Team gewann wöchentlich 48 Stunden an manueller Koordinationszeit zurück, die zuvor für die händische Verwaltung dieser Anfragen aufgewendet wurde – Zeit, die nun eher in Wachstum als in Routinearbeit fließt.

   

3. Anwendungsfall 03

   Ersetzung verstreuter Gästehandbücher durch ein zentrales Gästeportal

   Die gästekommunikation von AtomicStays war zu einem Flickenteppich geworden. Handbücher wurden in Canva erstellt, über ihr PMS verlinkt und je nach Zeitpunkt und Art der Onboarding-Phase jeder Unterkunft auf verschiedene Tools verteilt. Wenn sich Informationen änderten (ein neues WLAN-Passwort, aktualisierte Check-in-Anweisungen, die Schließung eines lokalen Restaurants), gab es keine effiziente Möglichkeit, dies im gesamten Portfolio zu aktualisieren. Gäste schrieben dem Team regelmäßig Nachrichten mit grundlegenden Fragen, die zur Selbstbedienung hätten dienen sollen, wie Schlosscodes, Parkanweisungen und WLAN-Details, was bei einem ohnehin knappen 16-köpfigen Team einen konstanten Strom an repetitiver Arbeit erzeugte.

   SuiteOp ersetzte all dies durch ein einziges, zentralisiertes digitales Gästehandbuch, das über das Gästeportal zugänglich ist. Jede Unterkunft verfügt jetzt über einen einheitlich formatierten, stets aktuellen Leitfaden, auf den Gäste ab dem Zeitpunkt ihrer Buchung zugreifen können. Schlosscodes, WLAN-Zugangsdaten, objektspezifische Details, lokale Empfehlungen und Hausregeln befinden sich an einem Ort. Aktualisierungen werden sofort im gesamten Portfolio übertragen. Die betriebliche Entlastung war unmittelbar. Wiederkehrende Gästeanfragen gingen deutlich zurück, da Gäste fanden, was sie brauchten, ohne Nachrichten senden oder anrufen zu müssen.

   Das Team erhielt jede Woche spürbar Zeit zurück, und das Gästeerlebnis verbesserte sich einfach deshalb, weil Informationen leichter zu finden waren. Für einen schlanken Betrieb, der 273 Unterkünfte verwaltet, summiert sich diese Art von Effizienzgewinn schnell.