500.000 $ mit einer einzigen Funktion – Wie SuiteOp das Umsatzpotenzial von AtomicStay freigesetzt hat
Auf einen Blick
AtomicStays ist einer der größten Betreiber von Kurzzeitvermietungen in Colorado und verwaltet mit einem Team von nur 16 Personen über 200 Ferienunterkünfte und Bergdomizile. Mit steigender Nachfrage und Buchungszahlen sah sich das Team mit betrieblichen Herausforderungen konfrontiert, wie etwa nicht vernetzten Tools, veralteten Gästemappen und verpassten Umsatzchancen. Daraufhin wandten sie sich an SuiteOp, um die Gästebetreuung zu optimieren und neue Einnahmequellen zu erschließen, ohne das Team vergrößern zu müssen.
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- Keine skalierbare Möglichkeit zur Monetarisierung von Gastschäden und Upsells, was zu Umsatzeinbußen in Tausenderhöhe führte
- Fragmentierte Gästekommunikation, die die Arbeitsbelastung des Teams und die Antwortzeiten erhöhte
- Nicht vernetzte Tools, die es erschwerten, ein überzeugendes und einheitliches Gästeerlebnis zu bieten
SuiteOp hat uns geholfen, das Gästeerlebnis zu verwalten und weiter zu verbessern, proaktiv ein Fünf-Sterne-Erlebnis zu bieten und unseren Status als am besten bewerteter großer Betreiber in Colorado zu behaupten!
Die Transformation
Im Jahr 2025 implementierte AtomicStays SuiteOp, um alle Gästeprozesse an einem Ort zu bündeln und so sowohl die Effizienz als auch den Umsatz zu steigern. Die größte Veränderung? Ein vollautomatisiertes Programm für Haftungsausschlüsse bei Schäden. Gäste sehen die Optionen, Zahlungen werden automatisch verarbeitet und kleine Probleme werden gelöst, ohne Eigentümer oder Versicherungen einschalten zu müssen.
Die Automatisierung eliminierte stundenlange Koordinationsarbeit und gab dem Team den Freiraum, sich auf das Wachstum zu konzentrieren. Die Koordination von Upsells wie früher Check-in und später Check-out – Aufgaben, die früher Stunden in Anspruch nahmen – erfolgt nun automatisch. Wenn ein Gast zustimmt, aktualisiert SuiteOp automatisch den Zugang über das Smart Lock, benachrichtigt die zuständigen Teammitglieder über Slack und versendet Bestätigungen.
Veraltete Gästemappen wurden durch eine einzige, zentrale Version ersetzt. Dies erleichtert es den Gästen, alles Notwendige selbstständig zu finden, und verschafft dem Team wertvolle Zeitersparnis.
SuiteOp hat uns geholfen, das Gästeerlebnis zu verwalten und weiter zu verbessern, proaktiv ein Fünf-Sterne-Erlebnis zu bieten und unseren Status als am besten bewerteter großer Betreiber in Colorado zu behaupten!
Automated Damage Waivers at Scale
Before SuiteOp, damage waivers were a known opportunity that AtomicStays simply couldn't act on. The mechanics of offering, collecting, and managing waivers across 273 properties required a level of automation their existing tools couldn't provide. When minor damage occurred, the team had two options: absorb the cost or initiate a slow, painful process involving property owners and insurance claims. Neither option was sustainable, and neither protected the guest experience.
SuiteOp made damage waivers operational for the first time by building them directly into the guest booking flow. Every guest is automatically presented with the option to purchase a waiver, payments are processed without staff involvement, and the revenue goes directly to AtomicStays. When small issues arise during a stay, the team can now resolve them quickly and internally, without filing claims or pulling owners into the conversation. This protects the guest relationship, protects the asset, and keeps operations moving. The impact has been massive.
Damage waivers are now one of AtomicStays' top revenue drivers, contributing over $500K in projected annual revenue. That's not incremental improvement on an existing process. That's an entirely new revenue line that didn't exist before SuiteOp, built on automation that requires zero additional headcount to maintain.
Scaling Guest Upsells Across 273 Properties
Upsells like early check-ins and late check-outs were always popular with guests, but at AtomicStays' scale, offering them consistently was a staffing nightmare. Each request required someone to check availability, coordinate with housekeeping, manually update the smart lock schedule, message the guest, and confirm the change. Multiply that across hundreds of properties during peak season and the math simply didn't work. Most requests either got dropped or took so long to process that the guest experience suffered.
SuiteOp automated the entire upsell lifecycle from offer to fulfillment. Guests are presented with available add-ons through the guest portal at the right moment in their journey. When they purchase, the system handles everything: adjusting smart lock access windows, sending Slack notifications to the relevant team members, and confirming with the guest. No manual steps, no bottlenecks, no missed opportunities. This didn't just improve consistency. It fundamentally changed the economics of upselling for AtomicStays.
Premium add-ons are now offered to every eligible guest across every property, increasing average booking value by $125 per stay. The team recaptured 48 hours per week of manual coordination time that was previously spent managing these requests by hand, time that now goes toward growth rather than busywork.
Replacing Scattered Guidebooks with a Centralized Guest Portal
AtomicStays' guest communication had become a patchwork problem. Guidebooks were built in Canva, linked through their PMS, and scattered across different tools depending on when and how each property was onboarded. When information changed (a new WiFi password, updated check-in instructions, a local restaurant closing), there was no efficient way to update it across the portfolio. Guests regularly messaged the team with basic questions that should have been self-service, things like lock codes, parking instructions, and WiFi details, creating a constant stream of repetitive work for a team of 16 already stretched thin.
SuiteOp replaced all of that with a single, centralized digital guidebook accessible through the guest portal. Every property now has a consistently formatted, always-current guide that guests can access from the moment they book. Lock codes, WiFi credentials, property-specific details, local recommendations, and house rules all live in one place. Updates push across the portfolio instantly. The operational relief was immediate. Repetitive guest inquiries dropped significantly as guests found what they needed without having to message or call.
The team got meaningful time back each week, and the guest experience improved simply because information was easier to find. For a lean operation managing 273 properties, that kind of efficiency gain compounds quickly.
How SuiteOp Turned Operational Efficiency into Revenue for AtomicStays
By implementing SuiteOp, AtomicStays transformed from a fast-growing operator held back by manual processes into one where guest operations and revenue generation run on autopilot. The shift wasn't about adding more people or more tools. It was about replacing fragmented workflows with a single platform that automates the work that was previously eating up the team's capacity.
The financial impact has been substantial. Damage waivers alone, a revenue stream that didn't exist before SuiteOp, are projected to generate over $500K annually. Automated upsells increased average booking value by $125 per stay across the portfolio. And within the first month, the platform delivered measurable returns that validated the investment. AtomicStays also found significant cost savings by migrating smart lock management from their PMS to SuiteOp, reducing both tech complexity and operational overhead.
Beyond revenue, SuiteOp gave AtomicStays back something equally valuable: time. The team recaptured 48 hours per week of manual coordination, hours that had been spent on repetitive tasks like processing upsell requests, updating guidebooks, and fielding basic guest questions. That time now goes toward scaling the business rather than maintaining it. With a team of just 16 managing 273 properties, AtomicStays has proven that operational leverage, not headcount, is the key to sustainable growth, and SuiteOp is the platform making that possible.
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SuiteOp wird mit 5/5 bewertet von unseren Nutzern an den richtigen Stellen
Es war fantastisch. SuiteOp hilft uns dabei, das Gästeerlebnis zu steuern und zu verbessern, proaktiv für einen echten Fünf-Sterne-Aufenthalt zu sorgen und unsere Position als am besten bewerteter großer Betreiber in Colorado zu festigen. Zudem hat es einen echten finanziellen Mehrwert für unser Unternehmensergebnis erzielt. Es ist eine Win-Win-Situation, vor allem wenn man den Kundensupport betrachtet, der sich wie ein echter Partner anfühlt und nicht wie ein großer Dienstleister, der lediglich ein Tool bereitstellt und sich dann nicht mehr kümmert.
SuiteOp war für uns ein echter Wendepunkt. Die beim Check-in eingesparte Zeit ist bemerkenswert, besonders da unsere Buchungen zugenommen haben. Es hat die Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten erheblich reduziert und den gesamten Prozess optimiert. Die Integration digitaler Schlösser hat das Gästeerlebnis spürbar verbessert.
Das Support-Team ist weiterhin durchweg reaktionsschnell, selbst nach fast einem Jahr der Zusammenarbeit. Wir freuen uns darauf, auf diesen Funktionen aufzubauen, um unser Gästeerlebnis weiter zu verbessern.
SuiteOp hat unseren Check-in-Prozess mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche und dynamischen Gästecodes transformiert. Die Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Upsell-Funktionen generieren monatlich Tausende durch frühe Check-ins und späte Check-outs. Im Gegensatz zu Wettbewerbern bietet SuiteOp einen reaktionsschnellen Support, regelmäßige Updates und setzt Kundenfeedback aktiv um.
Zudem haben sie unsere Marke aufgewertet mit einer professionellen Präsentation, die den globalen Marktführern im Gastgewerbe entspricht.
