Automatisierungssoftware für Ferienunterkünfte: Was ein Portfolio mit 10+ Einheiten automatisieren sollte

Automatisierungssoftware für Ferienunterkünfte verbindet sich mit Ihrem PMS und erledigt die operative Arbeit, die jede Buchung erzeugt: Reinigungs- und Inspektionsaufgaben, Gastnachrichten und das Gästeportal, Tür-Codes auf intelligenten Schlössern, Gästeverifizierung, Lärmalarme und Eigentümerberichte. Für Property Manager mit 10 oder mehr Einheiten liegt der Wert nicht in einer einzigen automatisierten Nachricht. Es geht um einen einheitlichen Regelsatz für jede Immobilie, der jeder Buchung bei Erstellung, Änderung oder Stornierung folgt, ohne dass Daten manuell neu eingegeben werden müssen.

Dieser Leitfaden zeigt auf, was ein Portfolio-Betreiber Bereich für Bereich mit dem aktuellen SuiteOp automatisieren kann. Er deckt die Betriebsebene ab, die auf Ihrem PMS aufsetzt. Zur Auswahl des PMS selbst lesen Sie unseren Leitfaden zu Automatisierungstools für die Immobilienverwaltung und zur Zusammenführung der Ebenen den Tech-Stack für Ferienunterkünfte.

Was macht Automatisierungssoftware für Ferienunterkünfte?

Sie verwandelt Ereignisse ohne menschliches Eingreifen in Arbeitsschritte. Eine Buchung wird in Ihrem PMS bestätigt, geändert oder storniert. Ein Gast schließt den Pre-Check-in ab. Ein Schloss meldet einen niedrigen Batteriestand. Ein Sensor überschreitet sein Lärmlimit. Jedes Ereignis kann Aktionen starten: eine Aufgabe erstellen, dem Gast oder dem Team eine Nachricht senden, einen Code auf einem Schloss hinterlegen, einen Thermostat einstellen.

In SuiteOp werden diese Automatisierungen als Playbooks bezeichnet, und jedes besteht aus drei Teilen:

• Auslöser (Triggers). Reservierungsereignisse (Bestätigung, Check-in-Zeit, Check-out-Zeit, erstellt, aktualisiert, storniert), Gästeverifizierungsereignisse (verifiziert, zur Überprüfung markiert, abgelehnt), Geräteereignisse (getrennt, niedrige Batterie, Lärmalarm, verriegelt oder entriegelt) sowie Aufgaben-, Zahlungs- und Bewertungsereignisse.
• Aktionen (Actions). Eine Aufgabe aus einer Vorlage erstellen, dem Gast eine E-Mail oder Nachricht senden, auf Slack posten oder eine Push-Benachrichtigung an das Team senden, eine Tür verriegeln oder entriegeln, Thermostate einstellen, eine Gebühr hinzufügen oder die API eines anderen Systems aufrufen.
• Geltungsbereich (Scope). Jedes Playbook läuft für die von Ihnen gewählten Immobiliengruppen, Tags oder Immobilien, sodass eine Regel das gesamte Portfolio, ein einzelnes Gebäude oder die Häuser eines Eigentümers abdecken kann.

Sie können ein Playbook Schritt für Schritt aufbauen, von einer Vorlage starten oder es in einfacher Sprache beschreiben und von KI entwerfen lassen. Die meisten Playbooks lassen sich mit einem manuellen Test ausführen, anstatt auf das echte Ereignis zu warten (die Aktionen werden real ausgeführt), und die Registerkarte „Protokolle“ zeigt, was jedes Playbook eingeplant und ausgeführt hat.

Airbnb-Automatisierungssoftware vs. Automatisierungssoftware für Ferienunterkünfte

Suchen nach Airbnb-Automatisierungssoftware stammen oft von Gastgebern, die automatisierte Nachrichten und Bewertungen für einige wenige Inserate wünschen. Ein Property Manager benötigt dieselbe Automatisierung mit größerer Reichweite: Reservierungen von allen Kanälen, die über ein PMS eingehen und Arbeit für Reinigungskräfte, Wartungspersonal, Gäste und Eigentümer generieren. SuiteOp liest Reservierungen aus Ihrem PMS ein, sodass dieselben Regeln gelten, unabhängig davon, ob ein Aufenthalt über Airbnb, eine andere Buchungsplattform oder direkt gebucht wurde. Wenn Sie ohne PMS arbeiten, können Ihre eigenen Airbnb-Inserate über Hospitable Connect verbunden werden, und auch ein iCal-Kalender-Feed funktioniert.

Sieben Dinge, die ein Portfolio mit 10+ Einheiten automatisieren sollte

1. Reinigungs- und Turnaround-Aufgaben aus Reservierungen

Ein Reservierungsplan erstellt Aufgaben für jede anstehende Buchung in den dazugehörigen Immobilien, sodass die Endreinigung vor der Abreise des Gastes im Zeitplan steht. Jede Aufgabe ist fällig in Bezug auf den Check-in, den Check-out oder den Zeitpunkt der Buchungsbestätigung. Ein Turnaround ist an dem Tag fällig, an dem die Einheit frei wird: beim Check-in des nächsten Gastes, falls dieser noch am selben Tag anreist, ansonsten zur Standard-Check-in-Zeit der Immobilie.

Fälle, die eine Tabelle sprengen würden, sind durch Regeln gelöst, nicht durch Telefonate:

• Wechsel am selben Tag (Same-day turns). Führen Sie einen schnellen Reset nur bei Wechseln am selben Tag aus und die Grundreinigung nur, wenn es keinen solchen Wechsel gibt.
• Eigentümeraufenthalte und Sperrzeiten. Blockierte Daten erhalten keine Aufgabe, es sei denn, Sie fordern eine an, beispielsweise eine Reinigung nach dem Aufenthalt eines Eigentümers.
• Stornierungen. Wenn eine Buchung vor der Ankunft storniert wird, werden die Aufgaben, mit denen noch niemand begonnen hat, storniert. Ist der Gast bereits angereist, werden die Aufgaben auf sofort fällig gesetzt, damit die Einheit dennoch gereinigt wird.

Die automatische Zuweisung vergibt jede Aufgabe anschließend an jemanden, der sie erledigen kann: in der richtigen Abteilung, mit Zugang zur Immobilie und allen erforderlichen Qualifikationen, der nicht im Urlaub ist und innerhalb seiner Arbeitszeiten arbeitet. Dabei bevorzugt SuiteOp Personen unterhalb ihres täglichen Limits, die vor der Fälligkeit fertig werden können, und Sie können festlegen, was am wichtigsten ist: gleichmäßige Auslastung, geringere Kosten oder weniger Fahrzeit. Eine Abteilung kann Arbeit für die kommenden Tage auch zu einer festen Uhrzeit vergeben, anstatt im Moment der Erstellung jeder Aufgabe. Siehe Betrieb für den Aufgabenbereich von SuiteOp.

2. Wartung durch Gerätesignale

Geräte-Trigger wandeln Schloss- und Sensorstatus in Arbeit um. Wenn ein Gerät offline geht, seine Batterie unter den von Ihnen festgelegten Schwellenwert fällt (30 %, falls Sie keinen festgelegt haben) oder ein Thermostat einen Wert außerhalb seines Bereichs meldet, kann ein Playbook eine Wartungsaufgabe erstellen oder das Team benachrichtigen. Der Auslöser für niedrigen Batteriestand wird etwa einmal täglich wiederholt, bis jemand die Batterie austauscht, und ein zeitgesteuertes Playbook kann jedes Gerät mit niedriger Batterie oder Offline-Status in seinen Immobilien für eine wöchentliche Runde auflisten. Den vollständigen Arbeitsablauf finden Sie unter Automatisierung der Wartung von Ferienunterkünften für intelligente Geräte.

3. Gastnachrichten und das Gästeportal

Jeder Gast erhält ein Gästeportal mit Schritten für den Vorab-Check-in, einer Zugangsseite für seine Codes sowie Check-in- und Check-out-Anweisungen. Die Nachrichten, die den Portal-Link enthalten, werden einmalig als automatisierte Nachrichten in Ihrem PMS eingerichtet: bei der Bestätigung, vor dem Check-in, am Check-in-Tag und am Morgen des Check-outs. Wenn eine Reservierung verifiziert ist, kann SuiteOp ein Feld für das abgeschlossene Portal in ein PMS zurückschreiben, das benutzerdefinierte Felder unterstützt (wie Guesty oder Hostaway), wodurch die Pre-Check-in-Erinnerung nur an Gäste gesendet werden kann, die noch nicht fertig sind.

Der Auslöser Check-in instructions released (Check-in-Anweisungen freigegeben) wird ausgeführt, wenn das Portal die Check-in-Details eines Aufenthalts freischaltet, was ihn zum perfekten Zeitpunkt für den Versand von Tür-Codes macht. Für Antworten lesen im Posteingang von SuiteOp mit dem Inbox-AI-Add-on KI-Agenten jede Gastnachricht und entwerfen eine Antwort. Sie bestimmen, wie weit jeder Agent geht: eine Antwort vorschlagen und warten, nur die Antworten senden, bei denen er sich sicher ist, oder Gäste eigenständig beantworten.

4. Tür-Codes auf intelligenten Schlössern

SuiteOp erstellt für jede Reservierung einen Code für die erforderlichen Schlösser des Aufenthalts, einschließlich Gebäudetüren und Toren, und plant diesen für jeden Aufenthalt auf jedem Schloss ein. Check-in- und Check-out-Puffer werden einmalig für die Organisation oder pro Schloss festgelegt, und der Code kann in die Reservierung Ihres PMS zurückgeschrieben werden. Bei Schlössern, die Codes online annehmen, folgt der Code Datumsänderungen, und wenn eine Reservierung storniert wird, werden ihre Zugangscodes entfernt, außer Offline-Codes, die der Schlossanbieter nicht aus der Ferne widerrufen kann (TT-Lock-Offline-Passcodes, Igloohome-algoPINs und Dormakaba-Offline-Codes): Sie bleiben bis zu ihrem Ablauf gültig, sofern sie nicht am Schloss oder in der App des Anbieters entfernt werden.

Wenige Minuten nach dem Check-in überprüft SuiteOp, ob die Codes funktionieren. Bei Schlössern, die einen automatischen Austausch unterstützen, wird ein Code, der weiterhin fehlschlägt, durch einen bereits auf dem Schloss befindlichen Backup-Code ersetzt, und Gäste können auch über den Link „Mein Code funktioniert nicht“ im Portal einen anfordern. Zu den Schlossmarken, die sich mit SuiteOp verbinden, gehören Schlage, August, Yale, Igloohome, RemoteLock, SmartThings, TT Lock, Kwikset, Nuki, Tedee, Lockly, Ultraloq, Salto und Dormakaba. Den vollständigen Code-Lebenszyklus für Einheitentüren, Tore und gemeinschaftliche Türen finden Sie unter Zugangskontrollsoftware für Kurzzeitvermietungen und Smarte Geräte.

5. Gästeverifizierung vor dem Zugang

Die Schritte für den Pre-Check-in im Portal können die Angaben des Buchers, eine Ausweisprüfung mit Selfie, einen Mietvertrag, eine Kaution oder einen Schadensverzicht sowie weitere von Ihnen gewählte Schritte umfassen. SuiteOp ermittelt den Verifizierungsstatus jeder Reservierung anhand dessen, was der Gast tatsächlich abgeschlossen hat. Solange eine Einreichung überprüft werden muss oder abgelehnt wurde, bleiben die Check-in-Details und Tür-Codes des Gastes gesperrt, und Needs review (Überprüfung erforderlich) ist der einzige Status, der Ihr Team zu einer Entscheidung auffordert. Verifizierungs-Trigger (Gast verifiziert, zur Überprüfung markiert, Verifizierung abgelehnt) können das Team benachrichtigen oder dem Gast eine Nachricht senden. Siehe Verifizierung.

6. Lärmüberwachungsalarme

Wenn ein angeschlossener Lärmsensor das für ihn festgelegte Limit überschreitet, öffnet SuiteOp einen Alarm, behält pro Sensor einen aktiven Alarm anstelle von Duplikaten bei und eskaliert diesen über drei Stufen, falls der Lärm anhält. Lärmbenachrichtigungen werden während der von Ihnen festgelegten Ruhezeiten in der Zeitzone der Immobilie versendet, und jeder Alarm verbleibt in jedem Fall auf dem Dashboard. Der Auslöser Lärmalarm führt bei jeder Eskalationsstufe ein Playbook aus, um beispielsweise den diensthabenden Manager zu benachrichtigen, der dann den Gast kontaktieren kann. Wenn die Messwerte wieder normal sind und dort bleiben, löst sich der Alarm von selbst, und jeder Alarm kann als Lärmbericht exportiert werden. Lärm- und Klimasensoren von Netatmo, Minut und SmartThings lassen sich mit SuiteOp verbinden; Minut-Sensoren bringen eigene Lärmschwellenwerte und Ruhezeiten mit. Siehe Überwachung.

7. Eigentümerberichte

Erfassen Sie den Eigentümer jeder Immobilie, und SuiteOp sendet jedem Eigentümer mit einer E-Mail-Adresse eine tägliche, wöchentliche oder monatliche Zusammenfassung der Arbeit, die Ihr Team an seinen Immobilien erledigt hat (wie Reinigungen, Inspektionen und Wartung), mit einem Link zum Bericht jeder Aufgabe. Sie wählen aus, welche Abteilungsarbeiten einbezogen werden und was Eigentümer sehen: Checklisten, Fotos und Videos, Notizen, gemeldete Probleme und dem Eigentümer in Rechnung gestellte Kosten. Jeder Eigentümer erhält eine E-Mail, die ausschließlich seine eigenen Immobilien abdeckt. Siehe Berichte.

Ein Praxisbeispiel: Eine Buchung in einem Portfolio mit 30 Einheiten

Hier ist eine Reservierung in einem Beispiel-Portfolio von 30 Apartments und Häusern auf Guesty. Die obigen Regeln wurden einmalig für alle 30 Immobilien festgelegt.

1. Die Buchung geht von Guesty ein. Der Reservierungsplan erstellt eine Inspektion vor der Ankunft sowie eine Endreinigung für den Tag des Check-outs, und die automatische Zuweisung überträgt jede Aufgabe an ein berechtigtes Teammitglied mit Zugang zur Immobilie.
2. Die Bestätigungsnachricht sendet dem Gast seinen Portal-Link. Der Gast füllt seine Daten aus, führt die Ausweisprüfung durch und unterschreibt den Mietvertrag.
3. Der Name auf dem Ausweis stimmt auch nach dem erneuten Versuch des Gastes nicht mit der Buchung überein, weshalb die Reservierung zur Überprüfung markiert wird. Ein Playbook zum Status Flagged for review benachrichtigt den Leiter des Gästeservices, und die Check-in-Details des Gastes bleiben gesperrt, bis eine Entscheidung getroffen wird.
4. Der Leiter vergleicht den Ausweis mit dem Selfie und markiert den Gast als verifiziert.
5. Ein Code für den Aufenthalt wird auf dem Wohnungsschloss und der Gebäudetür eingeplant und in die Reservierung in Guesty geschrieben.
6. Wenn das Portal die Check-in-Anweisungen freigibt, sendet ein Playbook dem Gast eine Nachricht mit dem Verweis auf seine Codes. Wenige Minuten nach der Check-in-Zeit überprüft SuiteOp, ob die Codes funktionieren.
7. In der zweiten Nacht überschreitet der Lärm während der Ruhezeiten den Grenzwert. Der Alarm wird ausgelöst, ein Playbook benachrichtigt den diensthabenden Manager, der dem Gast eine Nachricht sendet, und der Alarm löst sich von selbst auf, sobald die Messwerte wieder im Normalbereich liegen.
8. Mitten im Aufenthalt meldet ein Schloss an anderer Stelle im Gebäude einen niedrigen Batteriestand. Ein Playbook erstellt eine Wartungsaufgabe für diese Immobilie.
9. Beim Check-out führt die Reinigungskraft die Endreinigung anhand der Checkliste und mit Fotos durch.
10. Am nächsten Montag um 8:00 Uhr listet der wöchentliche Bericht des Eigentümers die Inspektion und die Reinigung mit Links zu den Berichten jeder Aufgabe auf.

In diesem Beispiel musste das Team während des gesamten Aufenthalts nur zweimal eingreifen: um den markierten Ausweis zu prüfen und um den Gast wegen des Lärms zu kontaktieren. Alles andere lief über Regeln ab.

Wie man Automatisierungssoftware für Ferienunterkünfte bewertet

Welches System Sie auch immer prüfen, bitten Sie darum, Ihnen diese Funktionen für Ihre eigenen Immobilien und Ihr PMS zu zeigen:

1. Liest das System Reservierungen aus Ihrem PMS ein, und was passiert mit Aufgaben, Codes und Nachrichten, wenn eine Buchung geändert oder storniert wird?
2. Kann eine Regel über eine Immobiliengruppe, ein Tag oder das gesamte Portfolio hinweg ausgeführt werden?
3. Wird Arbeit basierend auf Berechtigung und Verfügbarkeit zugewiesen und nicht nur nach Rotation?
4. Sind Tür-Codes an die Reservierung gekoppelt, werden sie bis zur erfolgreichen Verifizierung zurückgehalten und nach dem Check-in überprüft?
5. Werden Geräteprobleme (offline, niedrige Batterie, Lärm) zu Aufgaben oder Benachrichtigungen, ohne dass jemand eine App überwacht?
6. Können Sie eine Automatisierung auf Abruf testen und im Anschluss sehen, was sie ausgeführt hat?
7. Erhalten Eigentümer Berichte, ohne dass diese von jemandem zusammengestellt werden müssen?

Um zu sehen, wie SuiteOp diese Automatisierungen auf Ihrem eigenen PMS und Ihren Immobilien ausführt, buchen Sie eine Demo.