Checkliste für Ferienwohnungs-Inventar: Raum-für-Raum-Ausstattungsliste mit Mindestbeständen

Eine Inventarliste für Ferienwohnungen ist eine raumbezogene Aufstellung aller Gegenstände, die eine Unterkunft nach jedem Gästewechsel enthalten muss: feste Gegenstände, die Gäste nutzen (Kochgeschirr, Bettwäsche, Elektrogeräte, Sicherheitsausstattung), Verbrauchsmaterialien, die mit jedem Aufenthalt zur Neige gehen (Toilettenpapier, Seife, Kaffee, Müllsäcke) und die Ausstattungsmerkmale, die Ihr Inserat verspricht. Der Aspekt, den die meisten Checklisten auslassen, ist die Zahl neben jedem Verbrauchsmaterial – der Mindestbestand (Par Level) sowie der Schwellenwert, bei dem nachbestellt wird. Nachfolgend finden Sie eine kopierbare Inventar- und Ausstattungscheckliste mit Mindestbeständen sowie ein Praxisbeispiel, wie Sie diese in eine wiederkehrende Inspektionsaufgabe umwandeln, damit sie bei jedem Gästewechsel überprüft wird und nicht erst, wenn sich ein Gast beschwert.

Was ist der Unterschied zwischen einer Inventarliste und einer Reinigungscheckliste?

Eine Reinigungscheckliste gibt an, was in jedem Raum zu tun ist. Eine Inventarliste legt fest, was nach getaner Arbeit vorhanden sein muss und in welcher Menge. Beide überschneiden sich beim Auffüllen, weshalb sie oft zu einer langen Liste verschmelzen, die niemand vollständig durcharbeitet.

Führen Sie beide als separate Abschnitte desselben Gästewechsels, damit jede Liste kurz genug bleibt, um befolgt zu werden. Wenn Sie bereits standardisierte Abläufe für die Wechselreinigung nutzen, deckt unsere Checkliste für die Reinigung von Ferienwohnungen die Reinigungsseite ab; dieser Leitfaden widmet sich der Bestandsseite.

Eine Inventarliste erfasst drei verschiedene Arten von Artikeln, die jeweils unterschiedlich geprüft werden:

• Fester Bestand: Möbel, Geräte, Kochgeschirr, Elektronik, Dekoration. Diese verbrauchen sich nicht, sondern gehen verloren oder verschleißen. Prüfen Sie Vorhandensein und Zustand.
• Verbrauchsmaterialien: Toilettenpapier, Seife, Spültabs, Kaffee, Müllsäcke, Reinigungsmittel. Diese nutzen sich bei jedem Aufenthalt ab. Zählen Sie diese gegen einen Mindestbestand.
• Aufgeführte Ausstattungsmerkmale: alles, was laut Ihrem Inserat in der Unterkunft vorhanden ist – vom Föhn bis zum Reisebett. Dies sind Versprechen. Ein fehlendes Ausstattungsmerkmal ist kein Bestandsproblem, sondern eine vorab programmierte Gästebeschwerde. Prüfen Sie jedes einzelne Element bei jedem Gästewechsel.

Wie funktionieren Mindestbestände und Nachbestell-Trigger in einer Ferienwohnung?

Ein Mindestbestand (Par Level) ist die Menge eines Artikels, die die Unterkunft bei Gästebereitschaft aufweisen sollte. Ein Nachbestell-Trigger (oder Meldebestand) ist der Zählwert, bei dem Sie den Bestand aus dem Lager auffüllen, bevor er während des Aufenthalts zur Neige geht. Als Lager dient der Extravorrat in einem verschlossenen Eigentümerschrank oder einem gemeinsamen Vorratsraum, damit die Reinigungskraft direkt vor Ort nachfüllen kann, statt eine Extrafahrt einzuplanen.

Ein einfacher Weg, den Mindestbestand für ein Verbrauchsmaterial festzulegen:

• Bestand in der Unterkunft = Verbrauch eines Aufenthalts plus ein Puffer von etwa der Hälfte eines Aufenthalts für Gäste, die länger bleiben oder mehr verbrauchen.
• Nachbestell-Trigger = Verbrauch eines Aufenthalts. Liegt der Bestand beim Gästewechsel darunter, könnte es für den nächsten Gast knapp werden, also jetzt auffüllen.
• Lagerbestand = Verbrauch der Unterkunft zwischen den Nachschublieferungen plus ein Aufenthalt als Puffer.

Ein Praxisbeispiel: Angenommen, eine Unterkunft mit zwei Badezimmern verbraucht typischerweise 4 Rollen Toilettenpapier pro Aufenthalt. Der Mindestbestand in der Einheit beträgt 6 Rollen (3 pro Bad), der Nachbestell-Trigger liegt bei 4, und wenn die Nachschublieferung alle zwei Wochen mit grob vier Aufenthalten dazwischen erfolgt, liegt der Lagerbestand bei etwa 20 Rollen. Die Zahlen dienen zur Veranschaulichung; Ihre eigenen Werte ergeben sich aus Ihren Zählungen. Der Punkt ist: Sobald jeder Artikel eine Zahl hat, wird „Ist es aufgefüllt?“ zu einer Zählung, die eine Reinigungskraft in Sekunden beantworten kann, statt eine Bauchentscheidung zu treffen.

Legen Sie Mindestbestände pro Unterkunft fest, nicht pro Portfolio. Ein Studio und ein Haus mit fünf Schlafzimmern verbrauchen nicht von allem dieselbe Menge, und die Belegung – nicht die Wohnungsgröße – treibt den Großteil des Verbrauchs an.

Raum-für-Raum-Inventarcheckliste für Ferienwohnungen

Nutzen Sie dies als Masterliste und löschen Sie, was eine bestimmte Unterkunft nicht besitzt. Mengen, die an die „max. Belegung“ gekoppelt sind, skalieren mit der Anzahl der Gäste, die das Inserat erlaubt.

Küche

Fester Bestand (auf Vorhandensein und Funktion prüfen):

• Teller, Schalen, Tassen und Gläser: mindestens einer pro Gast bei maximaler Belegung plus jeweils zwei Ersatzstücke
• Besteck: ein kompletter Satz pro Gast bei maximaler Belegung plus Ersatz
• Weingläser und ein Korkenzieher, falls im Inserat erwähnt
• Kochgeschirr: ein kleiner und ein großer Topf, eine Bratpfanne, ein Backblech, ein Sieb
• Utensilien: Kochmesser, Spickmesser, Schneidebrett, Pfannenwender, Schöpflöffel, Zange, Dosenöffner, Sparschäler
• Kleingeräte: Kaffeemaschine, Wasserkocher, Toaster, Mikrowelle (jeweils testen)
• Vorratsdosen, Topflappen, Abtropffunktion
• Feuerlöscher, angebracht und gültig

Verbrauchsmaterialien (gegen Mindestbestand prüfen):

• Spülmittel und Spültabs
• Schwämme (bei jedem Gästewechsel austauschen, nicht erst „bei Verschleiß“)
• Küchenpapier
• Müll- und Biomüllbeutel
• Kaffee oder Pads, Tee, Zucker, Filter
• Salz, Pfeffer und Speiseöl
• Geschirrtücher (werden mit der Wäsche gezählt)

Badezimmer

Fester Bestand:

• Haartrockner (testen)
• Toilettenbürste und Pömpel
• Badematte, Duschvorhang oder saubere Glasabtrennung
• Mülleimer mit Deckel
• Erste-Hilfe-Kasten (mindestens einer pro Unterkunft, aufgefüllt und gültig)

Verbrauchsmaterialien:

• Toilettenpapier: Mindestbestand pro Bad plus mindestens eine sichtbare Ersatzrolle
• Handseife, Shampoo, Conditioner, Duschgel (nachfüllbare Spender machen dies zu einer Füllstandskontrolle statt einer Zählung)
• Kosmetiktücher
• Müllbeutel
• Optionales Gast-Kit: Wattepads, eine Ersatzzahnbürste, Nähset

Schlafzimmer und Bettwäsche

• Wäschepakete:mindestens 3 komplette Sets pro Bett (eins auf dem Bett, eins in der Wäsche, eins als Puffer für taggleiche Wechsel)
• Handtuchsets:mindestens 2 komplette Sets pro Gast bei maximaler Belegung plus ein Ersatzset pro Unterkunft für fleckige oder beschädigte Handtücher
• Kopfkissen: zwei pro Gast mit Bezug sowie ein Ersatzkissen
• Matratzenschoner auf jedem Bett
• Zusätzliche Decke in jedem Schlafzimmerschrank
• Kleiderbügel: ein Set pro Schrank
• Nachtischlampen und funktionierende Glühbirnen, Handyladegeräte falls angegeben
• Verdunkelungsvorhänge oder -rollos, unbeschädigt

Bettwäsche und Handtücher verschwinden am ehesten schleichend; zählen Sie diese daher bei jedem Gästewechsel gegen den Mindestbestand der Einheit und mustern Sie fleckige oder dünne Textilien bei der Rückkehr aus der Wäscherei aus, anstatt erst, wenn ein Gast sie fotografiert.

Wohnbereiche

• Fernseher und Fernbedienung(en) mit frischen Batterien im Lager
• WLAN-Router mit Stromversorgung und Namens-/Passwortkarte an Ort und Stelle
• Wohndecken und Kissen, gezählt
• Gesellschaftsspiele, Bücher oder eine Spielkonsole, falls aufgeführt (Teile und Controller prüfen)
• Hausordnung oder Gästebuch an seinem Platz
• Glühbirnen: jede Leuchte funktioniert, Ersatz im Lager

Wäschepflege und Reinigungsmittel

Diese sind für Ihr Team bestimmt, nicht für den Gast, aber eine Reinigungskraft, der mitten im Gästewechsel die Mittel ausgehen, kostet Sie einen späten Check-in.

• Waschmittel und ggf. Trocknertücher
• Allzweckreiniger, Glasreiniger, Badreiniger, Desinfektionsmittel
• Mikrofasertücher, Moppbezüge, Staubsaugerbeutel oder -filter
• Bügeleisen und Bügelbrett, falls für Gäste angegeben
• Waschmaschine und Trockner funktionsfähig, Flusensieb gereinigt

Sicherheitsausstattung

• Rauch- und Kohlenmonoxidmelder: vorhanden und getestet
• Feuerlöscher: vorhanden, zugänglich und Druckmanometer im grünen Bereich
• Erste-Hilfe-Kasten: vollständig, nichts abgelaufen
• Taschenlampe mit funktionierenden Batterien
• Notrufnummern und Fluchtwegeinformationen ausgehängt

Outdoor, Pool und Extras

• Gartenmöbel: Anzahl und Zustand, Kissen bei entsprechender Wetterlage eingelagert
• Grill: Füllstand, Besteck, Reinigungsbürste
• Pool oder Whirlpool: Handtücher, Chemikalienwerte protokolliert, Abdeckung angebracht
• Strandausrüstung, Fahrräder oder Kajaks, falls angegeben: Anzahl und Zustand
• Kinderausstattung (Reisebett, Hochstuhl, Treppenschutzgitter), falls angegeben

Ausstattungscheckliste für Ferienwohnungen: Was Gäste erwarten

Eine Ausstattungscheckliste ist der gästeseitige Teil Ihres Inventars. Es hilft, Ausstattungen in drei Stufen zu unterteilen, da jede anders ausfällt.

• Grundausstattung (Essentials): die Gäste voraussetzen, ohne das Inserat zu lesen – Toilettenpapier, Seife, Handtücher, Bettwäsche, Kissen, funktionierendes WLAN, Heizung oder Klimaanlage sowie grundlegende Küchenzutaten. Fehlt eines davon, wirkt die Unterkunft ungepflegt oder unvorbereitet, unabhängig von der tatsächlichen Reinigungsqualität.
• Erwartete Ausstattung: für die Art des Aufenthalts – Föhn, Bügeleisen, Kaffee, ein dedizierter Arbeitsbereich bei längeren Aufenthalten, eine Waschmaschine bei wöchentlichen Aufenthalten, Kindernutzartikel für familienfreundliche Häuser.
• Besonderheiten (Differentiators): die das Inserat abheben – Willkommenskorb, lokale Snacks, Qualitätskaffee, Strandausrüstung, Spiele, ein gut bestücktes Gewürzregal. Diese bringen Bewertungen ein, allerdings nur, wenn sie verlässlich vorhanden sind.

Die Regel, die dies überschaubar hält: jede Ausstattung aus dem Inserat erhält eine eigene Zeile auf der Inventarliste. Steht sie auf Fotos oder in der Ausstattungsliste, bestätigt jemand bei jedem Gästewechsel, dass sie vorhanden und funktionsfähig ist. Alles, was Sie nicht zuverlässig vorrätig halten können, sollte aus dem Inserat entfernt werden.

Wie oft sollten Sie eine Inventur in der Ferienwohnung durchführen?

Nicht alles muss jedes Mal gezählt werden. Unterteilen Sie die Checkliste nach Rhythmus, damit die Variante für den Gästewechsel schnell bleibt:

• Bei jedem Gästewechsel: Verbrauchsmaterialien gegen Mindestbestand gezählt, Bettwäsche und Handtücher gezählt, jedes aufgeführte Ausstattungsmerkmal als vorhanden bestätigt, Sicherheitsvorrichtungen sichtbar. Dies ist die Kurzliste, die Reinigungskräfte oder Inspektoren abarbeiten, bevor sie die Einheit als bereit markieren.
• Monatlich: ein kompletter Durchgang des festen Bestands mit Zustandsnotizen: Kochgeschirr, Kleingeräte, Möbel, Dekoration, Elektronik. Ersetzen Sie abgenutzte Dinge, bevor ein Gast sie bemerkt.
• Vierteljährlich oder saisonal: abgenutzte Bettwäsche und Handtücher ersetzen, saisonale Ausrüstung austauschen, Haltbarkeit von Feuerlöscher und Erste-Hilfe-Kasten prüfen, Melder testen.
• Nach einer Schadens- oder Schadensmeldung / Verlustmeldung: eine sofortige Stichprobenprüfung dieses Raumes inklusive Fotos, damit der Nachweis vor dem Check-in des nächsten Gastes vorliegt.

Einen umfassenderen täglichen, wöchentlichen und monatlichen Rhythmus jenseits des Inventars finden Sie im Leitfaden für Hotelchecklisten mit Vorlagen für tägliche, wöchentliche und monatliche Aufgaben.

So machen Sie die Inventarliste zu einer wiederkehrenden Inspektionsaufgabe

Eine Checkliste in einem geteilten Dokument wird dann überprüft, wenn sich jemand daran erinnert. Die Lösung besteht darin, die Bestandszählung in eine Aufgabe zu integrieren, die für jeden Aufenthalt automatisch erstellt wird und ohne die Zählwerte nicht abgeschlossen werden kann. So funktioniert das Schritt für Schritt im Aufgabenmanagement von SuiteOp, SuiteKeeper.

• Erstellen Sie eine Inspektionsvorlage. Gehen Sie unter Aufgaben auf Vorlagen. Vorlagen sind nach Abteilungen gruppiert, wobei Reinigungen, Inspektionen und Instandhaltung standardmäßig vorhanden sind. Erstellen Sie unter Inspektionen eine Vorlage „Inventar- und Ausstattungsprüfung“ oder fügen Sie Bestandsabschnitte Ihrer bestehenden Reinigungsvorlage hinzu.
• Fügen Sie pro Raum einen Abschnitt hinzu. Jeder Abschnitt entspricht einem Raum oder Standort (Küche, Bad, Schlafzimmer, Wohnzimmer, Outdoor), und darin fügen Sie Anforderungen hinzu. Zu den Anforderungstypen gehören Checklisten, Fotos, Sternebewertungen, Zählwerte, Textfelder und benutzerdefinierte Dropdowns.
• Weisen Sie jedem Anforderungstyp die passende Artikelart zu. Nutzen Sie eine Zählung für jedes Verbrauchsmaterial mit Mindestbestand (Toilettenpapier, Kaffeepads, Handtücher), damit die Nachbestellung auf Basis von Zahlen statt Schätzungen erfolgt. Nutzen Sie eine Checkliste für den festen Bestand und aufgeführte Ausstattungsmerkmale. Nutzen Sie ein Foto für Dinge, die Sie sehen statt glauben möchten (wie das gemachte Bett, das gefüllte Regal oder den Willkommenskorb). Nutzen Sie ein Dropdown für den Zustand (gut, abgenutzt, ersetzen).
• Schreiben Sie eine Vorlage für das gesamte Portfolio. Schlafzimmer- und Bad-Abschnitte wiederholen sich automatisch je nach Immobilie: Ein Objekt mit drei Schlafzimmern und zwei Bädern erhält Schlafzimmer 1 bis 3 sowie Bad 1 und 2. Abschnitte wie Pool erscheinen nur bei Aufgaben für Unterkünfte, deren Immobilienelemente einen Pool ausweisen, sodass eine einzige Vorlage Einheiten mit unterschiedlichen Grundrissen abdeckt.
• Lösen Sie die Aufgabe über die Reservierung aus. Mit einem Reservierungs-Workflow können Sie zum Check-out-Zeitpunkt eine Aufgabe für das Reinigungsteam erstellen und vor dem Check-in eine Inspektionsaufgabe einplanen, damit die Einheit vor der Ankunft des nächsten Gastes geprüft ist.
• Leiten Sie sie an die richtige Person weiter. Automatische Zuweisungsregeln senden die Aufgabe an bestimmte Teammitgliedern pro Immobilie oder Immobilien-Gruppe, wobei Abteilungsregeln als Fallback dienen.
• Schließen Sie den Kreis beim Nachbestellen. Das Team arbeitet die Anforderungen in der SuiteOp Mobile App ab. Ein Aufgaben-Workflow bei „Aufgabe abgeschlossen“ kann eine Slack- oder E-Mail-Benachrichtigung senden, sodass der Verantwortliche für die Nachbestellungen die fertigen Zählwerte sieht, ohne jemanden hinterherlaufen zu müssen.

Das Resultat: Die Inventarliste hört auf, ein bloßes Dokument zu sein, und wird zu einem Protokoll – für jeden Aufenthalt ist dokumentiert, welche Einheit, was gezählt, welche Fotos gemacht und wer es abgeschlossen hat.

Kopierbare Inventarcheckliste für Ferienwohnungen

Fügen Sie dies in Ihre SOP oder Aufgabenvorlage ein, tragen Sie die Mindestbestandsspalte für jede Einheit ein und löschen Sie, was eine Einheit nicht besitzt.

• [ ] Küche fest: Gedecke für max. Belegung plus Ersatz, Kochgeschirr, Utensilien, Geräte getestet, Feuerlöscher gültig
• [ ] Küche Verbrauchsmaterialien am Soll: Spülmittel, Spültabs, neuer Schwamm, Küchenpapier, Müllsäcke, Kaffee und Tee, Salz, Pfeffer, Öl
• [ ] Badezimmer fest: Föhn getestet, Pömpel, Toilettenbürste, Badematte, Erste-Hilfe-Kasten
• [ ] Badezimmer Verbrauchsmaterialien am Soll: Toilettenpapier plus eine Ersatzrolle, Seife, Shampoo, Conditioner, Duschgel, Kosmetiktücher, Müllbeutel
• [ ] Schlafzimmer: Bettwäsche auf jedem Bett, 3 Sets pro Bett im Wechsel, Kissen und Schoner, Ersatzdecke, Kleiderbügel
• [ ] Handtücher: 2 Sets pro Gast bei max. Belegung plus ein Ersatzset, fleckige Artikel aussortiert
• [ ] Wohnbereiche: Fernseher und Fernbedienungen, WLAN-Karte, Decken und Kissen, Spiele und Bücher, funktionierende Lampen
• [ ] Reinigungsmittel am Soll: Waschmittel, Reiniger, Tücher, Staubsaugerfilter
• [ ] Sicherheit: Rauch- und CO-Melder, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Kasten, Taschenlampe
• [ ] Outdoor und Extras: Möbel, Grill, Pool- oder Whirlpool-Zubehör, aufgeführte Ausrüstung
• [ ] Jedes aufgeführte Ausstattungsmerkmal als vorhanden und funktionstüchtig bestätigt
• [ ] Alles unter dem Nachbestell-Trigger aus dem Lager aufgefüllt und Bestandsengpässe gemeldet
• [ ] Fotos von gefüllter Küche, Badezimmer und gemachten Betten aufgenommen

Schriftlich festgehalten ist dies ein solider Standard. An jede Reservierung als Aufgabe mit Zählwerten und Fotos gekoppelt, wird dies der Grund, warum der nächste Gast niemals einen leeren Toilettenpapierhalter vorfindet.